Les propositions d'inscription sur le registre peuvent être soumises par toute personne physique ou morale, y compris les gouvernements et les ONG. Toutefois, la priorité sera accordée aux propositions faites par le comité régional ou national de la Mémoire du monde compétent ou par l'intermédiaire de ce dernier, ou, à défaut, par l'intermédiaire de la Commission nationale pour l'UNESCO.

De manière générale, les propositions d'inscription uniques se limiteront à deux par pays tous les deux ans. En outre, deux pays, voire davantage, pourront soumettre des propositions d'inscription conjointes lorsque les collections se répartiront entre plusieurs propriétaires ou dépositaires. Dans le cas d'éléments du patrimoine documentaire dispersés en plusieurs endroits ou divisés entre plusieurs propriétaires ou dépositaires, il convient de fournir des informations détaillées sur chaque élément et son propriétaire ou dépositaire. Ces propositions d'inscription, dûment documentées, doivent être soumises conjointement au nom de toutes les parties intéressées. Aucune limite n'est prévue quant au nombre de ces propositions d'inscription ou des partenaires participants.

A priori, l'inscription des éléments du patrimoine documentaire sur le Registre de la mémoire du monde n'a aucune implication juridique ou financière. Officiellement, elle n'a pas non plus d'incidence sur le régime de propriété, la garde ou l'utilisation du document.

Le patrimoine documentaire dont l'inscription aura été proposée doit être déterminé et délimité avec précision ; les propositions d'inscription portant sur une documentation vaste, générale ou indéterminée ne seront pas acceptées. Le Registre de la Mémoire du monde ne peut pas inclure tous les documents des archives privées et publiques, quelque puisse être l'importance de ces institutions ou individus. Les dépositaires devraient proposer à l'inscription au Registre de la Mémoire du monde uniquement les documents qui sont clairement de l'intérêt universel. Une fois ajoutée au Registre de la Mémoire du monde, le groupe de documents ne peut pas être changé ou redéfini même avec le temps. Ce principe accepté, cependant, la nature éphémère de certains matériels – tels que des supports audiovisuels doivent être reconnus - parfois, ce qui survit même avec le temps peut être le contenu plutôt que le support original qui se délabre.