Les propositions seront soumises de préférence par l’intermédiaire de la Commission nationale pour l’UNESCO ou du Comité national de la Mémoire du monde du pays où est conservé le patrimoine documentaire proposé. En outre, deux pays, voire davantage, pourront soumettre des propositions d’inscription conjointes lorsque les collections se répartiront entre plusieurs propriétaires ou dépositaires. Ce type de collaboration préalable est fortement conseillé.

Le patrimoine documentaire dont l’inscription aura été proposée doit être déterminé et délimité avec précision; les propositions d’inscription portant sur une documentation vaste, générale ou indéterminée ne seront pas acceptées.

Le Registre ne peut pas inclure tous les documents des archives privées et publiques, quelque puisse être l'importance de ces institutions ou individus. Les dépositaires devraient proposer à l'inscription au Registre international de la Mémoire du monde uniquement les documents qui répondent aux critères définis du programme, y compris celui de l'intérêt universel. Une fois ajoutée au Registre international de la Mémoire du monde, le groupe de documents ne peut pas être changé ou redéfini même avec le temps.

Dans le cas d'éléments du patrimoine documentaire dispersés en plusieurs endroits ou divisés entre plusieurs propriétaires ou dépositaires, il convient de fournir des informations détaillées sur chaque élément et son propriétaire ou dépositaire.

Les propositions doivent répondre aux critères de sélection fixés par les Principes directeurs pour la sauvegarde du patrimoine documentaire, où il est précisé que le critère le plus important pour l’inscription au Registre est l’intérêt universel du patrimoine documentaire.

Les propositions d’inscription doivent être rédigées d’une manière neutre et objective..

Par ce formulaire, l'auteur de la proposition d'inscription autorise le secrétariat de l'UNESCO à utiliser les images accompagnants la proposition dans un but non lucratif, que ce soit pour illustrer le site Web du programme "Mémoire du monde" ou à des fins publicitaires destinées à promouvoir le programme.

Pourquoi proposer l’inscription d’un élément ou d’une collection au Registre international de la Mémoire du monde ?

• En raison des possibilités stratégiques découlant du droit d’utiliser le logo qu’est celui de la mémoire du monde ;
• Pour le prestige conféré à des organisations et aux collections suite à la reconnaissante de l’UNESCO ;
• Pour les possibilités d’accroitre la sensibilisation du public ;
• Pour renforcer les arguments en faveur du partenariat, des aides et du financement annuel pour la préservation
• Pour faire partie de l’effort mondial visant à accroître la sensibilisation et le soutien à la préservation du patrimoine documentaire 

Quand soumettre une proposition d’inscription ?

Le programme des propositions d’inscription opère tous les deux ans – d’octobre 2015 à octobre 2017.

Le délai pour soumettre les nouvelles propositions d’inscription est fixé au 31 mai 2016. Toute proposition reçue après cette date sera étudiée lors du prochain cycle en 2018/2019.

Les propositions au format Word, RTF ou Open Office doivent être envoyées au Secrétariat du programme Mémoire du monde de l’UNESCO :

• Par courrier électronique à : mowsecretariat(at)unesco.org;
• Par courrier, accompagné d’une version électronique, à l’attention de : Mme Iskra Panevska, Programme Mémoire du monde, Division de la société de l’information, 7 Place de Fontenoy,
  75352 Paris 07 SP France.

Où trouver les nouvelles propositions d’inscription ?

Les propositions d’inscription sont publiées sur le site du Programme. Elles peuvent être accompagnées de photographies, de diapositives (formats TIFF, GIF, JPEG) ou d’enregistrements sonores (real-media) décrivant le patrimoine documentaire. Le Secrétariat du programme Mémoire du monde peut être amené à utiliser les images envoyées à des fins publicitaires. La proposition devra donc être accompagnée d’une autorisation d’utilisation des images dans un but non lucratif (vous pouvez télécharger le formulaire ici). Une copie du formulaire d'inscription au Registre de la Mémoire du monde est disponible ici.

A ce jour, 348 collections sont inscrites au Registre international du programme Mémoire du monde. Des registres régionaux ont été créés pour les comités régionaux du programme Mémoire du monde dans les régions Asie-Pacifique et Amérique latine-Caraïbes, et un nombre croissant de pays ont mis en place des registres nationaux.

Comment les propositions sont-elles évaluées ?

Les propositions d’inscription au Registre sont évaluées par un panel d’experts sur la base des critères stricts du programme. Le sous-comité du Registre (composé de neuf expert, suivi  du Comité consultatif international (CCI, composé de 14 experts) procèdent à l’évaluation des propositions pour l’inscription et soumettent leur décisions  a la Directrice générale de l’UNESCO en vue de la décision finale. L’inscription  de documents au Registre internationale reconnait leur intérêt mondial et leur importance pour les générations futures, selon les critères bien  définis.

Le cycle de proposition d’inscription de 2015-2017 est lancé dans le cadre des Statuts, du Règlement intérieur, des Principes directeurs et du Compagnon du Registre, actuellement en vigueur. Les Principes directeurs et le Compagnon du Registre seront révisés par décision du Comité consultatif international ; comme pourraient l’être les Statuts et le Règlement intérieur.

L’UNESCO a lancé le programme Mémoire du monde en 1992 afin d’éviter l’amnésie collective et de promouvoir la conservation des collections d’archives et de bibliothèques partout dans le monde et d’en assurer la plus large diffusion. Créé pour protéger le patrimoine documentaire, le programme Mémoire du monde aide les réseaux d’experts à échanger des informations et trouver des ressources pour la conservation et l’accessibilité des biens documentaires.