La gestion et la préservation des informations numériques étaient au coeur de la conférence internationale « La Mémoire du monde à l’ère numérique : numérisation et préservation », organisée à Vancouver (Canada) en septembre 2012, à l’occasion du 20e anniversaire du Programme Mémoire du monde de l’UNESCO.

Les participants ont adopté plusieurs recommandations afin de garantir la durabilité et la fiabilité des documents numérisés, dont l’importance a grandi parallèlement au développement des informations créées sous forme numérique. Ces mesures montrent également que les questions juridiques et techniques liées à la préservation d’archives et de données numériques (notamment des documents audio et vidéo) sont de plus en plus prises en compte.

En octobre 2012, la britannique Anne Thurston, fondatrice et directrice de l’International Records Management Trust (Fonds international de gestion des archives), qui était l’une des intervenante pendant la conférence, fait part de son point de vue sur quelques-unes des principales questions de préservation numérique et sur leurs implications en termes de droits de l’homme.

Quelles sont les principales questions liées à la préservation des documents créés sous forme numérique ?

Les gouvernements mettent souvent en place des systèmes numériques sans avoir conscience des défis de préservation de l’intégrité des documents qui les accompagnent. La préservation s’appuie sur du matériel et des logiciels qui changent rapidement. Pour que les archives numériques relatives aux politiques, aux actions et aux transactions des gouvernements puissent rester disponibles, authentiques et utilisable sur le long terme, il faut appliquer des normes professionnelles internationales. Par exemple, les métadonnées concernant les archives (qui les a créées, quand, comment et pourquoi) doivent être enregistrées de manière à ce qu’elles gardent un sens et demeurent accessibles. Certains documents numériques, tels que des dossiers médicaux assez anciens, sont déjà inaccessibles. Ces défis seront de plus en plus difficiles à relever à mesure que le volume des documents numériques augmente.

En quoi ces problèmes concernent-ils les documents papier qui ont été numérisés ?

Les problèmes sont plus ou moins les mêmes. Pour que les archives numérisées puissent survivre et être accessibles à long terme, il est nécessaire d’appliquer des normes internationales, notamment en ce qui concerne l’enregistrement de métadonnées. C’est vrai pour le patrimoine numérisé, comme les éléments inscrits au Registre de la Mémoire du monde, ainsi que pour les archives numérisées de gouvernements contemporains. Les archives judiciaires et les registres fonciers, par exemple, doivent être consultables et garder leur valeur juridique pendant longtemps.

Comment faire en sorte que les fichiers ne soient pas trafiqués pour dissimuler des informations ?

Les archives numérisées ne resteront précises et authentiques que si elles sont gérées de façon professionnelle. Le système d’archives numériques de la Norvège est un exemple à suivre en la matière. Les exigences gouvernementales quant aux systèmes d’archivage numérique garantissent une identification et un contrôle adéquat des archives ; les vendeurs de matériel et de logiciels doivent respecter ces exigences. Chaque jour, le gouvernement met en ligne des métadonnées sur les archives gouvernementales créées, de sorte que les usagers peuvent repérer des documents qui les intéressent et en demander des copies. Après quelques années, les archives numériques sont transférées aux archives nationales où elles sont conservées en sécurité, pour un usage historique.

Quel est le niveau de vulnérabilité des archives et des données numériques ?

Les documents numériques sont extrêmement fragiles et peuvent être facilement perdus, détruits, corrompus ou modifiés. Si une catastrophe survenait et sans que nous ayons pris toutes les précautions nécessaires pour protéger ces informations numériques, les conséquences seraient très graves en termes de transparence du gouvernement, de perspectives économiques, de droits des citoyens et de préservation des connaissances. Si les archives papier sont souvent pillées et brûlées au cours des guerres, beaucoup de documents originaux survivent ; ce ne sera peut-être pas le cas avec les archives numériques. Un autre risque fort, tout aussi grave, est que des archives numériques ne disparaissent au quotidien sans l’application de systèmes de contrôle.

Quelles sont les implications sociales et politiques de ces questions ?

Lorsque les archives sont mal gérées, on ne peut demander aux gouvernements de rendre des comptes. Il est facile d’utiliser l’information à des fins malhonnêtes, de dissimuler les actes de détournement de fonds et de corruption et de tirer des conclusions erronées. Le fonctionnement de la justice est compromis et les droits de l’homme ne peuvent être protégés. Les citoyens sont dans l’incapacité de présenter des preuves lorsqu’ils sont victimes d’un traitement injuste ou de se défendre contre de fausses accusations.

Quelles sont les solutions ?

L’Open Government Partnership (OGP – partenariat de gouvernement ouvert), créé il y a un an pour répondre aux demandes des citoyens en faveur de plus de responsabilité et de transparence, peut servir de plateforme pour trouver des solutions. L’Open Government Declaration (déclaration de gouvernement ouvert) reprenait les principes inscrits dans la Déclaration universelle des droits de l’homme et la Convention des Nations Unies contre la corruption. À ce jour, 57 pays participent au projet. Une bonne gestion des archives constitue l’un des fondements de la démocratie, et permet au bout du compte aux citoyens de faire valoir leurs droits et de surveiller l’action de leur gouvernement. Elle est possible si l’OGP mesure l’importance d’introduire des lois, des mesures et des instruments de contrôle.

Qu’a apporté la conférence de Vancouver ?

La conférence a marqué un tournant dans la mémoire du monde. Les participants étaient issus de 110 pays différents et l’on trouvait parmi eux nombre des plus grands experts de la préservation et de la gestion de l’information. Les présentations montraient clairement que la préservation du patrimoine documentaire mondial ne consiste pas simplement en la création et le stockage d’informations numériques. Elle comprend également le repositionnement et le renforcement des métiers de l’information afin de leur permettre de jouer un rôle de premier plan dans le développement mondial. Les professionnels de l’information collaborent déjà au niveau mondial pour mettre au point les normes, les lois, les pratiques et les technologies nécessaires à la gestion des archives numériques. À présent, le défi consiste à bâtir une volonté politique pour aller de l’avant. C’est une bonne chose que l’UNESCO s’affirme en tant que point focal pour le changement, en oeuvrant pour une prise de conscience plus large de ces questions et en les intégrant aux programmes de développement.