Pour être en mesure d'exercer son droit de vote, chaque État doit avoir présenté ses pouvoirs en bonne et due forme, selon les modalités indiquées à l'article 23 du Règlement intérieur.

• Il doit également être à jour des contributions qui lui incombent. En effet, selon l'article IV.C, paragraphe 8 (b), de l'Acte constitutif, « un État membre ne peut participer aux votes de la Conférence générale si le montant des sommes dues par lui au titre de ses contributions est supérieur au montant de la participation financière mise à sa charge pour l'année en cours et pour l'année civile qui l'a immédiatement précédée ». Mais, selon le paragraphe 8 (c), la Conférence générale peut décider de faire exception à cette règle « si elle constate que le manquement est dû à des circonstances indépendantes de la volonté dudit État membre ». La procédure applicable aux communications des États membres invoquant cette disposition est déterminée par l'article 82 du Règlement intérieur.

• Aux termes de cet article, les communications des États membres doivent être présentées dans les trois premiers jours de la session : passé ce délai, les États concernés ne pourront plus être autorisés à participer aux votes au cours de la session. L'examen de ces communications, qui sera confié à la Commission APX, sera soumis aux conditions énumérées au paragraphe 7 de l'article 82.