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Quel est le but des réunions d’information ?

Conformément aux dispositions de l'Annexe de la décision 155 EX/5.4, paragraphe 22, des réunions d'information sont organisées entre les représentants des États membres du Conseil exécutif et leurs suppléants qui résident au Siège et le Directeur général pour permettre au Conseil d'exercer sa fonction de suivi, en particulier sur l'état d'avancement de l'exécution du programme.

Qui peut y participer ?

Les réunions d'information sont ouvertes à tous les États membres de l'Organisation (décision 169 EX/4.2)

Quand ont-elles lieu ?

Depuis sa création en 1999, la réunion d’information se tient une fois par an, sauf en 2007, où le Conseil a jugé nécessaire d’en organiser une seconde.

Comment sont-elles préparées ?

1. Le Président fixe la date de chaque réunion d’information et envoie une lettre d’invitation aux membres du Conseil et aux délégations permanentes des États membres.
2. Les membres du Conseil sont invités à soumettre à l’avance par écrit des questions au Président du Conseil exécutif. Une date limite est fixée pour la soumission de ces questions.
3. Toutes les questions soumises au Président sont transmises au Cabinet du Directeur général. Une liste de l’ensemble de ces questions ou sujets, établie en anglais et en français, est distribuée aux membres du Conseil avant la réunion. Elle sert de ligne directrice tant au Directeur général pour ses remarques préliminaires qu’aux membres du Conseil pendant la réunion.
4. Le Président, en consultation avec le Directeur général, définit à l’avance la procédure à suivre, en particulier durant la séance de questions-réponses, pour assurer le déroulement harmonieux des réunions d’information. Le scénario est soit distribué aux membres du Conseil avant la réunion, soit, comme c’est souvent le cas, communiqué aux membres par le (la) Président(e) du Conseil par le biais de ses remarques d’ouverture.

Quelle sorte de questions convient-il de soumettre ?

Pour répondre au souci de voir s’instaurer un dialogue spontané et plus dynamique pendant la réunion, les États membres sont invités à soumettre des questions qui se rapportent surtout aux progrès accomplis par le Secrétariat en ce qui concerne les décisions adoptées par le Conseil exécutif à sa session précédente ou des points ayant directement trait à sa session suivante. Il leur est en outre prescrit de soulever des questions précises et claires sur le suivi des décisions antérieures du Conseil et les priorités figurant à l’ordre du jour de la session suivante du Conseil.

Y a-t-il un rapport final ?

Un rapport sur les délibérations de la réunion d’information est envoyé à tous les États membres en anglais et en français, un mois normalement après la réunion.