Las propuestas de inscripción en el Registro pueden ser presentadas por cualquier individuo u organización, incluidos los gobiernos y las ONG, aunque se dará prioridad a las propuestas presentadas por el comité regional o nacional del programa Memoria del Mundo pertinente, o bien por conducto de éste, de haberlo, o, en caso contrario, por la Comisión Nacional para la UNESCO competente.

Como regla general, las solicitudes individuales estarán limitadas a dos por país cada dos años; no obstante, dos o más países podrán presentar solicitudes de inscripción conjuntas cuando las colecciones estén diseminadas entre varios propietarios o custodios. En los casos en que el patrimonio se encuentre en varios lugares o tenga varios propietarios o custodios, también deberán proporcionarse detalles completos de cada uno de los componentes, propietarios y custodios. Además, la propuesta de inscripción deberá presentarse conjuntamente en nombre de todas las partes interesadas y con documentación justificativa de ese respaldo. No hay límite con respecto al número de este tipo de propuestas de inscripción ni de sus proponentes.
La inscripción de elementos del patrimonio documental en el Registro “Memoria del Mundo” no comporta consecuencias jurídicas o económicas automáticas. No afecta formalmente a su propiedad, custodia o uso.

El patrimonio documental propuesto debe ser finito y estar definido de manera precisa; no se aceptarán las propuestas amplias, generales o abiertas. En el Registro no se incluyen todos los documentos de los archivos públicos y privados, con independencia de lo importantes que sean esos organismos o personas. Los archivos sólo deberían proponer la inscripción en el Registro de aquellos documentos que claramente revisten importancia mundial. Una vez que se haya añadido al Registro “Memoria del Mundo”, el grupo de documentos no podrá modificarse o redefinirse posteriormente. Sin menoscabo de este principio, debe reconocerse la fugacidad que caracteriza a algunos materiales, como es el caso de los soportes audiovisuales, y que, en ocasiones, lo que sobrevive a lo largo del tiempo es el contenido, no el soporte original deteriorado.