Les demandes présentées au titre du Programme de participation doivent avoir un lien étroit avec les priorités définies dans le Programme ordinaire de l'UNESCO et notamment celles concernant les femmes, les jeunes, l’Afrique, les pays les moins avancés (PMA) et avec les activités des commissions nationales pour l'UNESCO.
Présentation d’une demande
Après l’adoption définitive par la Conférence générale du programme et budget, une lettre circulaire publiée pour chaque exercice biennal est envoyée par la Directrice générale aux ministres chargés des relations avec l’UNESCO, aux commissions nationales et aux délégations permanentes, les invitant à lui soumettre par écrit leurs demandes au titre du programme de participation.(Voir lettre circulaire CL/3985 pour 2012-2013).
Les demandes sont présentées à la Directrice générale par l’Etat membre via la Commission nationale pour l’UNESCO ou, à défaut de commission nationale, par l’intermédiaire de la voie officielle désignée.
Pour l’exercice biennal 2012-2013, chaque Etat membre peut présenter dix demandes ou projets qui doivent être numérotés par ordre de priorité de 1 à 10. L’ordre de priorité ne peut être modifié que par une lettre officielle de la commission nationale et avant le début du processus d'évaluation.
Les Organisations internationales non gouvernementales (OING) entretenant des relations formelles ou opérationnelles avec l’UNESCO peuvent présenter jusqu'à deux demandes par ordre de priorité de 1 à 2 au titre du Programme de participation pour des projets à impact sous-régional, régional ou interrégional, à condition que leur demande soit appuyée au moins par l'Etat membre où le projet sera mise en oeuvre et un autre Etat membre concerné par la requête. En absence de ces lettres d'appui, aucune de ces demandes ne pourra être examinée.
Le type d’assistance demandé au titre du programme de participation peut revêtir plusieurs formes: