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Département de l’Assemblée générale et de la gestion des conférences

Division des affaires de l’Assemblée générale
et du Conseil économique et social

Les fonctionnaires de la Division des affaires de l’Assemblée générale et du Conseil économique et social –quelque 44 personnes de 25 nationalités différentes – constituent le « groupe de réflexion » du Secrétariat sur la gestion des conférences, gardien de la mémoire institutionnelle des règlements intérieurs et des pratiques de référence des organes intergouvernementaux dont s’occupe la Division. Ils centralisent toutes les informations relatives aux travaux passés et en cours de ces organes, qu’il s’agisse de l’Assemblée générale ou des groupes d’experts du caractère le plus confidentiel, auxquels ils fournissent des services de conférences et des services fonctionnels. Avec douceur mais autorité, les fonctionnaires de la Division font office de guides avant, pendant et après chaque réunion, et veillent avec discrétion et prudence à ce que chaque étape soit soigneusement menée à bien, tant lors de la planification que durant l’exécution.

Les termes « services techniques et fonctionnels de secrétariat » ou « services de la gestion des conférences » méritent d’être explicités car ils touchent aux fonctions essentielles de la Division. Tous les organes intergouvernementaux et organes délibérants qui se réunissent à l’ONU bénéficient du concours d’un haut fonctionnaire représentant le Secrétaire général qui, en tant que spécialiste des questions politiques, devient leur « secrétaire ». La personne chargée de présider les séances (Président) de chaque organe est placée au centre du podium et le « secrétaire » immédiatement à sa gauche. L’une des principales responsabilités du secrétaire d’un organe intergouvernemental est de veiller à ce que le président de séance ait une bonne compréhension des pouvoirs et obligations et des droits et responsabilités découlant de ses fonctions, et de l’aider à exercer ces fonctions avec toute l’efficacité et l’efficience requises y compris celles qui relèvent de l’ensemble de la gestion des services de conférences fournis pour la réunion en question.

Le secrétaire bénéficie du concours d’une équipe de fonctionnaires chargés de responsabilités précises portant sur la préparation, le déroulement et le suivi des travaux de l’organe intergouvernemental. Cette équipe est indispensable au succès des travaux de la réunion. Les responsabilités d’ensemble de l’équipe, qu’on appelle « secrétariat de la gestion des conférences », sont notamment les suivantes :

Établir l’ordre du jour de la réunion, c’est-à-dire la liste des questions à examiner en se fondant sur les décisions antérieures de l’organe et les demandes formulées par les États Membres et le Secrétaire général;
Planifier le programme de travail de la réunion ou sa « feuille de route » quotidienne;
Organiser les réunions du bureau de l’organe et conseiller le bureau sur les questions concernant l’organisation générale et le déroulement quotidien de la réunion;
Établir les notes de procédure destinées au président de séance, qui s’en servira pour conduire cette dernière, et la liste des orateurs par point de l’ordre du jour;
Entretenir des contacts et partager des informations avec toutes les autres parties prenantes, notamment les autres départements du Secrétariat et les délégations;
Veiller au strict respect du règlement intérieur de l’organe concerné et de ses pratiques établies et, lorsque des questions difficiles sont posées, donner des avis spécialisés sur l’application du règlement intérieur et les pratiques et précédents en matière de conférences;
Assurer la préprogrammation et contrôle de la documentation et la préparation des salles de réunion;
Veiller à ce que le texte des projets de documents soit présenté et publié conformément aux dispositions réglementaires en vigueur à l’ONU;
Conseiller le président et l’organe concerné sur l’application du règlement intérieur lors d’élections ou de votes, notamment au scrutin secret;
Élaborer le rapport final sur les travaux de la réunion de l’organe concerné.
Dans l’accomplissement de leurs responsabilités en matière de gestion des conférences, les fonctionnaires de la Division ont pour préoccupation et responsabilité principales de savoir ce que doivent faire les délégations et les autres participants aux réunions pour accomplir leur travail comme il se doit et dans le respect des règles et des pratiques applicables.

Lorsque les fonctionnaires de la Division fournissent des services techniques et fonctionnels, leur attention est avant tout concentrée sur les États Membres qui sont représentés dans des organes intergouvernementaux. Leurs fonctions peuvent être résumées comme suit :

Donner aux délégués, aux observateurs et aux autres parties prenantes aux réunions des organes intergouvernementaux les informations dont ils peuvent avoir besoin à tout moment et veiller à ce que l’organe concerné et les membres de son bureau comprennent le rôle et les responsabilités du secrétaire et de son équipe;
Rester en contact permanent avec tous les intéressés – délégués et fonctionnaires du Secrétariat – afin de connaître exactement leurs interrogations, leurs préoccupations et leurs projets concernant la réunion, et en tenir compte dans la gestion des services de conférences fournis par celle-ci;
Veiller à ce que toutes les personnes concernées – délégués et fonctionnaires du Secrétariat –, ont été suffisamment informées de toutes les décisions que pourrait prendre l’organe intergouvernemental et y sont préparées;
Aider les personnes concernées à mener à bien toutes les activités qu’elles pourraient entreprendre au cours de la réunion pour s’assurer qu’elles le font dans le respect du règlement intérieur et des pratiques convenues;
Anticiper les problèmes susceptibles de se poser pendant la réunion, savoir à l’avance comment les délégués réagiront à une proposition, connaître les positions qu’ils ont adoptées par le passé sur certaines questions afin de pouvoir prévoir leurs positions futures, « prendre la température » de la réunion et savoir quelles propositions seront acceptées ou rejetées.

En résumé, la Division a pour responsabilité de créer le contexte de chaque réunion (le « comment », le « quand » et le « où »), le cadre dans lequel se déroule chaque session et la manière dont elle est menée au jour et à la minute près. Les fonctionnaires de la Division s’appuient sur une connaissance approfondie de la procédure parlementaire et sur leur expérience pratique pour donner des conseils spécialisés à toutes les parties prenantes, en particulier le Président, et faire en sorte que chaque réunion se déroule sans heurts et soit menée à bonne fin.

La Division est composée des services suivants :

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Date de mise à jour: 13 février 2012/Henry BREED