Ces plans de travail ont été préparés par l’ensemble des secteurs, bureaux et bureaux hors-Siège de l'UNESCO au cours de la première semaine de décembre, à partir des décisions des deux organes directeurs de l'Organisation - le Conseil exécutif et la Conférence générale. C’est la première fois que les plans de travail sont finalisés et adoptés aussi rapidement, et c’est aussi la preuve de la rationalisation engagée dans les procédures et de la mobilisation des équipes pour améliorer l’efficacité de l'UNESCO et de ses mécanismes d'exécution.

Une analyse préliminaire des plans de travail a été réalisée par le Bureau de la planification stratégique. Les plans de travail ont notamment été évalués au regard des deux priorités globales de l’UNESCO, l'Afrique et l'Egalité des genres, afin d’analyser notamment les besoins d’indicateurs plus précis pour évaluer la façon dont ces deux priorités sont reflétées dans les programmes de l'UNESCO. Les filles et les femmes sont, de fait, les premières bénéficiaires de la plupart des programmes de l'UNESCO, notamment dans le domaine de l'éducation, même lorsque l'égalité des genres n’apparait pas comme une cible explicite. Le Service d'évaluation et d'audit, la Division de l'égalité des genres et le Bureau de la planification stratégique travaillent actuellement sur de nouveaux indicateurs afin de refléter cette réalité dans la planification des programmes. La préparation des plans de travail a également bénéficié des acquis de la stratégie opérationnelle pour la Priorité Afrique, mise en place par l'UNESCO pour améliorer la coordination et l'harmonisation des priorités avec les États membres et les organisations régionales africaines, en tenant compte des derniers résultats de l'audit de la réforme des Bureaux hors Siège.

Le 11 décembre la Directrice générale a tenu une discussion détaillée sur les plans de travail avec les membres de l'équipe de direction, pour examiner l'état d'avancement et catalyser l'action immédiate à tous les niveaux, y compris pour affiner et corriger les failles qui subsistent et qui doivent être prises en compte dans le suivi de la mise en œuvre (comme des normes, des indicateurs et des mécanismes d'évaluation) afin de poursuivre la réforme de l'Organisation. Cet effort global témoigne des progrès accomplis dans la compréhension partagée du processus de réforme par l’ensemble du personnel au cours des dernières années et la détermination à accélérer le rythme.

À cet égard, les nouveaux plans de travail comportent plusieurs innovations à des niveaux importants.

Premièrement, le processus a bénéficié du nouveau cycle de programme en quatre ans de l'UNESCO, conçu pour correspondre à l’Examen quadriennal des activités opérationnelles de développement des Nations Unies, et qui permet une plus grande continuité entre chaque programme biennal.

Ceci est un exemple concret de la façon dont l'UNESCO travaille plus étroitement avec l'ensemble du système des Nations Unies, pour renforcer les synergies au niveau de la planification. La participation de l'UNESCO dans les exercices d'une programmation commune à l'échelle du système des Nations Unies est également assurée par la mise à disposition de budget suffisant dans chacun des secteurs de programme. Ces améliorations  faisaient partie des recommandations du rapport d'évaluation externe indépendante.

Deuxièmement, cet exercice représente une étape supplémentaire dans le processus de Budgétisation axée sur les résultats (RBB) qui a commencé en 2014, et dont les principes guident l'ensemble du programme et budget, positionnant l'UNESCO à la pointe des efforts de l'ONU à cet égard.
 
Il met également en évidence des progrès continus dans l'effort global visant à rapprocher l'UNESCO des réalités du terrain, avec une amélioration du taux de décentralisation par rapport à celui du 38 C / 5 approuvé (49% contre 47%), préservant en même temps les taux de décentralisation dans les différentes régions.

Troisièmement, ces plans de travail témoignent des efforts accomplis pour simplifier le partage et l’accessibilité des informations au sein de l'UNESCO, notamment dans SISTER, grâce à une collaboration intense en interne, qui a permis d’offrir une meilleure accessibilité et une plus grande lisibilité de ces plan de travail.

Ceci est une partie intégrante de l'effort de l'UNESCO pour accroître la transparence et le partage de données, pour améliorer notre capacité à rendre compte aux États Membres, donateurs et  bénéficiaires. 

« L'adoption de l'Agenda 2030 et l'accord historique de la COP21 nous interpellent à livrer notre programme avec encore plus d'efficacité et d'ambition », a déclaré la Directrice générale.

Les fonds alloués pour 2016 seront disponibles à partir du 1er Janvier 2016, permettant la mise en œuvre immédiate du programme adopté par les États membres, en ligne avec le calendrier révisé des réunions du Conseil exécutif et des sessions ordinaires adoptées par les États membres.