- 如果我需要将记录转移到档案科或者向档案科请求获取记录，应从哪里获取所需的表格？
- 为什么我需要了解记录？
- 什么是档案？
- 当前的联合国改革会对档案科产生怎样的影响？
- 我是否应该对将机密记录发送到档案科这一过程感到担心？
- 我是否可以访问尚未存储在档案中的联合国记录？
- 哪些法律适用于联合国的记录保存事宜？
- 记录保存时间表是否只适用于纸质记录？
- 档案科如何保存电子记录？
- 档案科运作的规模及范围如何？
- 在哪里可以了解更多关于管理联合国记录的信息或接受相关的培训？
- 我需要记住哪些关于记录的最重要的事项？
- 记录管理程序是否可以帮助我更轻松地找到记录？
- 我该如何处理电子邮件？因为存储空间不足，我会进行删除，但我担心以后在答复审核人员或其他人员时会需要用到它们。
- 在联合国档案科进行研究需要符合哪些条件？
- 是否允许研究人员使用自己的数码相机？
- 我该如何申请访问联合国战争罪行委员会的记录？
- 我应在自己的办事处将当前卷宗保留多久？需要多久将卷宗退回档案科一次？
- 我何时需要将记录转移到档案科？
- 如何将卷宗从自己的办事处转移到档案科？
- 在将卷宗转移到档案科之后，是否还可以将其撤回？
- 什么是记录处置？
- 电子邮件算不算记录？
- 是否需要事先获得许可，才能将联合国的照片放在自己的网站上？如果需要的话，需要执行什么程序？
如果我需要将记录转移到档案科或者向档案科请求获取记录，应从哪里获取所需的表格？
为什么我需要了解记录？
作为联合国的工作人员，您应该时刻牢记，在业务过程中收集或创建的所有信息，无论形式如何，均为联合国的财产，这一点十分重要。与事务处理相关的信息构成了联合国的官方记录，因此需要有效且高效地管理这些信息，以便满足负责性和透明性方面的要求。
为了让您充分了解自己在记录保管方面的角色和职责，档案科出台了关于管理和处置秘书处文档和记录的规则和职责的员工通知
什么是档案科?
一般而言，这个术语用来形容当前不再使用而被选择永久保存的记录。它也可以指保存档案材料的地方（建筑物/房间/存储区）。最后，它还可以代表负责评价、获取、保存和建立可用档案材料的组织（或组织的一部分）。
当前的联合国改革会对档案科产生怎样的影响？
档案科将在改革中起到关键性的作用，主要可通过强化联合国程序和资产管理方面的行政规范来提高透明度和负责性。实现改革目标的基本要求是创建和管理电子和纸质业务记录，以便满足透明性和负责性的需求，也就是说，确保对联合国的业务进行正确地记录，并且有效且高效地管理这些记录，以便可以根据需要随时调用。
档案科制定了整个秘书处范围内的政策，并通过一系列的咨询服务和资源，提供了优质、可靠的记录保管支持和实际指导。本网站将帮助员工熟悉记录保管的规则和职责，并了解档案科如何协助改进记录保管规范。
我是否应该对将机密记录发送到档案科这一过程感到担心？
您的担心是可以理解的。但是请放心，因为档案科采取了充分的措施来保护其负责的所有信息。我们使用内部控制来监控和追踪所保管的全部记录的移动和使用情况。我们的设施拥有良好的物理安全结构，并实行全天候监控。而且最重要的是，每一名工作人员都能认识到自己被赋予的特殊信任；我们都接受过专业的培训，并且严格遵守档案管理员的道德规范，它提醒我们自己所担负的专业职责，并使我们的操作具有机密性。
我是否可以访问尚未存储在档案中的联合国记录？
可以提出访问请求。一般而言，未分类的记录在保存期限达到20年之后即可访问。然而，如果记录创建办事处提供书面的访问同意书，则允许访问保存期限不满20年而且未分类的记录。您需要填写一份“档案访问请求”表，并提交给记录创建办事处来决定。如获批准，请求者就可以查看获批记录并做笔记，但是不会收到记录的副本。
哪些法律适用于联合国的记录保存事宜？
作为一个国际组织，联合国并不受国家记录保管法律的约束。然而，联合国严格遵守国际记录保存的最佳操作规范，而且联合国与其成员国之间签署的谅解备忘录在保存要求的制定方面起着关键性作用。
记录保管期限表是否只适用于纸质记录？
不是。无论是纸质记录还是电子记录，记录保管期限表都统统适用。如果一项记录以纸质和电子两种形式维护，则记录创建办事处应与档案科进行协商，决定采用哪种形式来作为记录的官方副本，以及要遵守的记录保管要求。另一种形式的副本，即非官方副本，一旦失去参考价值即可销毁。但是请注意，如果档案科认为某种电子形式的记录不能在可行的记录保管系统中进行维护，则不能将其作为官方副本。
档案科如何保存电子记录？
如何保存所创建的数百万份电子记录并保证其可用性和真实性？联合国已经意识到了这一需求的迫切性。档案科正致力于在整个秘书处范围内开发数字保存功能，以及制定用于管理的政策和管理框架。您可以在本网站了解到更多关于管理电子记录和企业内容管理项目的信息。
档案科运作的规模及范围如何？
档案科的主要职责包括：为维护和保存秘书处记录（包括电子介质的记录）制定政策和指南；提高联合国的记录保管能力；提倡和支持以安全和经授权的访问方式来使用联合国档案进行研究；以及参与组织范围内的战略性信息规划。档案科的管理范围延伸到了安全理事会设立的所有职位和机关，其中包括维持和平代表团、前南斯拉夫和卢旺达法庭以及赔偿委员会。
按照常规预算，档案科设有5个专业岗位和14个常务岗位；额外预算资金可提供一个专业岗位，用于支持档案科在维持和平代表团的工作。
在哪里可以了解更多关于管理联合国记录的信息或接受相关的培训？
本网站和档案科内部网页提供了学习工具和其他资源。如有任何疑问，请随时通过电子邮件与我们联系：arms@un.org。
我需要记住哪些关于记录的最重要的事项？
联合国工作人员需要了解自身所承担的联合国业务记录职责，而且应该牢记，记录与其他所有资产一样，都是联合国的财产。同时，工作人员要能够识别和单独管理个人记录，这些记录是他们在工作场所创建或接收的。按照各个办事处的要求和操作规范来管理记录是每一位工作人员的职责。
记录管理程序是否可以帮助我更轻松地找到记录？
对，您可以使用一些记录管理工具。有的秘书处办公室已经开始使用此类工具了。这些工具可以保存搜索条件，以便下次使用。
我该如何处理电子邮件？因为存储空间不足，我会进行删除，但我担心以后在答复审核人员或其他人员时会需要用到它们。
这是一个很重要的问题，必须在整个部门或科室范围内得到解决。当下正在对政策问题展开广泛的讨论。现在已经提出了一些解决方案，档案科工作人员可以与您的科室成员就这些方案进行讨论。这可能需要一些其他的工具，并需要对办事处的员工进行培训。但是，您也可以提出合理的支持请求，从而以负责的方式来履行自己的职能。
在联合国档案科进行研究需要符合哪些条件？
在访问联合国档案科之前，您需要填写申请表并进行预约。我们可以根据您的要求以邮寄、电子邮件或传真的方式发送表格，或者您也可以从我们的网站进行下载。
允许。研究人员可以使用数码相机来拍摄记录的数码照片。
我该如何申请访问联合国战争罪行委员会的记录？
您需要通过您的成员国常驻代表或常驻观察员，向联合国秘书长发送一份完整的申请表（装入标准信封）。您可以点击此处下载申请包，其中包括表格、卷宗列表、普通照会范例和访问规章。
我应在自己的办事处将当前卷宗保留多久？需要多久将卷宗退回档案科一次？
在理想情况下，您应该定期将记录从办事处转移到档案科，这属于记录管理程序的例行活动，保管期限表中针对此问题提供了正式的指导原则。工作人员应该参考档案科网站上的保管期限表，尤其是联合国通用保管期限表。请牢记，并不是所有的记录都需要转移。您被授权处置您办事处的短期、临时和非记录材料。请咨询联合国通用保管期限表；参考关于安全处置或详细信息的指南，档案科工作人员可为您提供该领域的额外指导。
关于记录退回的时间安排并没有严格的规定，但在决定是否转移不常用的记录时，必须认真考虑业务需求、物流需要和时间安排等因素。该操作应该定期进行，但是应注意避开一些重大时刻，如选址、搬迁或改组。目的是确保将记录准确地转移到记录存储设施中。在这方面，关于何时转移卷宗存在许多的标准，其中包括：记录活动级别、卷宗状态（未完成/已完成）、记录卷数和空间可用性，以及记录时间安排（如在每个业务周期结束时关闭记录）。如需了解更多详细信息，档案科工作人员可为您提供该领域的额外指导。
如何将卷宗从自己的办事处转移到档案科？
如果您在总部工作，而且需要存储箱，档案科将根据请求提供。在准备要转移的记录时，您需要填写请求转移和卷宗列表两份表格，以便向我们提供您要转移的记录的相关信息。这些信息有助于我们和您协商制定合适的记录保管期限。然后，档案科将负责安排从您的办事处收取记录。如果您的工作地点不在总部，遵守包装和运送说明就显得尤为重要。档案科在收到记录之后，我们会进行记录并向您返回一份转移收据，这样您在日后需要取回记录时可进行参考。本网站提供了完整的详细信息和表格。
在将卷宗转移到档案科之后，是否还可以将其取回？
可以。访问规章中规定，在档案科的日常营业过程中，可以向其咨询已经作为非通用记录或档案转移到档案科的记录。档案记录不允许传播，因为这些记录对于组织来说价值极高。然而，如果当前业务需要，可以将非通用记录返回到记录创建办事处。您需要使用RMS.51表格请求获取卷宗，档案科 为卷宗取回提供了48小时服务标准。
什么是记录处置？
该术语是指在记录不再处于常用状态时对其采取的操作。这些操作包括：转移到记录中心进行临时半常用存储、将具有档案价值的不常用记录转移到大学档案馆永久保存、捐赠到适合的博物馆、微缩复制以及销毁。
电子邮件算不算记录？
应组织要求（控制、支持或记录程序的交付、执行业务、进行决策或说明活动）在电子邮件系统中创建、发送或接收的电子邮件都可以算作是记录。
有些电子邮件是短期的，只需要在有限的时间内保存，以确保完成常规操作或后续记录的准备。此外，有些电子邮件草稿也被认为是短期邮件。您可以在本网站了解更多信息。
是否需要事先获得许可，才能将联合国的照片放在自己的网站上？如果需要的话，需要执行什么程序？
对于记录中的所有照片，档案科 并不拥有版权。我们建议您咨询参考档案保管员，以确定某些特定照片是否归联合国所有。如果这些照片归联合国所有，只要您承认联合国档案科为信息来源，即可获准将联合国照片发布在网站上。详情见以下网页。