SISTER - Système d’Information sur les Stratégies, les Taches et l’Evaluation des Résultats

SISTER est l’un des outils de gestion informatique qui accompagne et soutient l’approche de la Gestion axée sur les résultats (GAR/RBM) telle qu’appliquée par l’UNESCO. La GAR (RBM) est une pierre angulaire de la réforme de l’UNESCO et de l’ONU. Elle constitue un pilier central de la programmation, des opérations et du suivi de l’Organisation. Elle est également cruciale pour la responsabilité, l’efficacité et l’efficience du programme et de la gestion comme demandé par les organes directeurs de l’UNESCO.

SISTER a été conçu en 1998 pour accompagner le passage à l’approche de la Gestion axée sur les résultats. Aujourd’hui, il accompagne sa mise en œuvre en s’adaptant continuellement aux besoins émergents et évolutifs de l’Organisation, tel les principes de délégation d’autorité et de responsabilité, et ceux qui découlent de la politique de décentralisation et des exigences de la réforme de l’ONU. Il cherche également à intégrer les bonnes pratiques de la GAR (RBM).

Construit sur les principes de la transparence, la responsabilité et le partage des connaissances, SISTER englobe la programmation, la gestion, le suivi et l’établissement de rapports (« reporting ») du Programme et budget biennal (C/5) et des plans de travail opérationnels associés, à la fois pour les activités du Programme ordinaire et les projets extrabudgétaires. SISTER garantit l’alignement et l’harmonisation des activités du Programme ordinaire et des projets extrabudgétaires, et garantit également que ces derniers renforcent le Programme ordinaire de l’UNESCO et contribuent ainsi à l’obtention de ses résultats.

Un outil de travail : interactivité et coopération
Le cœur du système réside dans la définition de résultats escomptés – et la construction de leurs stratégies – par les responsables des différents niveaux de programmation. Chaque niveau de la hiérarchie a les moyens d’exercer pleinement ses responsabilités, et est pleinement redevable pour la programmation et la mise en œuvre des interventions entreprises. Ce processus est conçu pour être interactif : les propositions de chaque niveau répondent aux instructions données par le niveau supérieur, donnant ainsi lieu à une négociation programmatique et budgétaire.

Ces accords sont l’essence même d’une stratégie coopérative, puisqu’ils déterminent la manière et les conditions dans lesquelles sont réalisés et conjugués les résultats afin d’atteindre ceux de portée supérieure. Cette chaîne de résultats permet un passage sans hiatus du C/4 au C/5 jusqu’aux plans de travail ainsi que de la chaîne des résultats de l’UNESCO à l’ONU (entre autres à travers la matrice des résultats du PNUAD (UNDAF) ou du Programme « d’Unité d’action » des Nations Unies).

Afin de soutenir cette stratégie et de garantir la réussite de la mise en œuvre de SISTER, tout le personnel de l’UNESCO (y compris les stagiaires et le personnel temporaire), ainsi que les représentants des États membres, ont la possibilité de suivre une formation individuelle ou de groupe. Pour plus d’informations sur les formations SISTER, veuillez contacter sister@unesco.org.

Un outil de consultation : transparence et partenariat
En plus d’être un outil de travail pour le personnel de l’UNESCO, SISTER sert également comme outil de consultation facilitant l’échange d’informations et renforçant la collaboration entre les États membres, les donateurs, et l’UNESCO.

Comme stipulé par la Conférence générale, les États membres ont accès à SISTER jusqu’au niveau de l’Axe d’action (MLA) du Programme et budget biennal (C/5). L’information mise à la disposition des États membres est régulièrement actualisée via SISTER, fournissant ainsi une version continuellement mise à jour du document du Programme et budget (C/5). En outre, il est complété par des informations supplémentaires telles que des indicateurs de performance pour chaque résultat escompté. De surcroît, la fonction extensive de recherche et rapports (« Search/Reports ») de SISTER permet d’extraire des informations substantives et financières par sujet, résultat, région géographique y compris par pays bénéficiaire, et par d’autres critères tels que les résultats escomptés et les sommes estimées comme allant au bénéfice d’un pays, d’une sous-région, ou région spécifique.

Aux donateurs potentiels et au grand public, SISTER apporte également de l’information sur le Programme complémentaire additionnelle (CAP) de l’UNESCO. Le CAP est l’outil principal de l’UNESCO pour la programmation et la mobilisation de ressources. Il s’inscrit dans un effort d’augmenter la mobilisation des ressources en s’assurant que les donateurs et les partenaires puissent plus facilement aligner les priorités géographiques et substantives de l’UNESCO aux leurs. A travers SISTER, il est possible de faire une recherche dans la base de données CAP en sélectionnant les domaines Programmatiques et/ou thématiques qui intéressent particulièrement les donateurs. Pour plus d’informations sur le CAP, veuillez consulter la base de données CAP (l'arbre CAP).

L’architecture SISTER : cohérence à travers les niveaux
En accord avec l’approche GAR, le Programme et budget est construit selon une stratégie cohérente de résultats emboîtés et lucidement articulés. Cette arborescence est directement visible par l’arbre SISTER (« SISTER Tree »), qui permet aux utilisateurs de visualiser le Programme et budget de l’UNESCO en descendant successivement du niveau de Grand programme, aux Priorités sectorielles biennales, aux Axes d’action, jusqu’au niveau des plans de travail.

Un système informatique novateur pour un environnement de travail intégré
Le système de gestion intégré de l’UNESCO soutient les piliers de l’approche GAR: la gestion des résultats, des finances, et des ressources humaines. Il comprend trois applications informatiques liées : SISTER, FABS et STEPS.

SISTER englobe le Programme et budget (C/5) et les plans de travail. FABS (Finance and Budget System) est employé pour enregistrer les transactions financières, maintenir les comptes, et fournir des données pour l’établissement de rapports (« reporting ») budgétaire et financier. STEPS (System to Enhance Personnel Services) couvre la gestion des ressources humaines et la paye. Le lien entre les résultats définis dans SISTER et l’évaluation de performance des individus dans l’application de ressources humaines garantit que ces derniers sont incités à se concentrer sur et à contribuer aux réalisations de l’Organisation.

En outre, SISTER a été conçu pour fonctionner à la fois via l’Intranet de l’UNESCO et via l’Internet, ce qui implique que tout le personnel de l’Organisation a accès à SISTER qu’il soit au Siège ou hors Siège. Ceci permet une collaboration directe et continue entre le Siège et les bureaux hors Siège, et avec tout fonctionnaire en mission. Ainsi, SISTER sert comme un outil de travail qui contribue à la création d’un environnement de travail intégré.

En bref, SISTER a été développé pour s’adapter aux réformes de l’ONU et de l’Organisation, telles que la décentralisation et la délégation d’autorité. Il établit ainsi une base pour une prise de décision informée à l’UNESCO, en fournissant une vision globale des informations programmatiques et financières et des plans de travail, actualisés régulièrement avec de l’information substantive, budgétaire et financière appropriée. SISTER est l’unique point d’entrée de l’Organisation pour faire part des progrès réalisés en regard des résultats escomptés tels que définis dans le document C/5 et les plans de travail. De cette manière, SISTER contribue à faire de l’UNESCO un environnement de travail interactif, transparent, et intégré.

SISTER pour le 35 C/5 (2010-2011) est disponible à : http://sister.unesco.org/fr
Pour plus d’informations sur SISTER ou les formations SISTER, veuillez contacter : sister@unesco.org.