Le système ICA AtoM nous permet de lier les scans des archives à leurs descriptions archivistiques. Les Archives de l’UNESCO mettent à la disposition des chercheurs deux sortes de scans : 1) Les numérisations officielles des dossiers intégraux et 2) Les scans rapides créés en répondant aux demandes de chercheurs.

Les numérisations officielles sont liées aux descriptions archivistiques au niveau des dossiers et comportent une page de couverture avec, par exemple, la date de numérisation. En règle générale, ces numérisations intégrales comprennent toutes les pièces contenues dans un dossier. En revanche, les scans rapides ne sont souvent constitués que d’un document précis ou d’une sélection de documents tirés d’un dossier pour répondre à une demande spécifique. La qualité de ces copies électroniques n’est évidemment pas la même que celle des scans officiels. Nous attirons donc l’attention des chercheurs sur le fait qu’un scan sans page de couverture ne représente pas forcement l’intégralité du dossier.