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Annexe du Règlement intérieur du Conseil exécutif : Règles relatives aux frais de déplacement, indemnités de subsistance et frais de bureau payables aux représentants désignés par les membres du Conseil exécutif
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Annexe du Règlement intérieur du Conseil exécutif : Règles relatives aux frais de déplacement, indemnités de subsistance et frais de bureau payables aux représentants désignés par les membres du Conseil exécutif (*)
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I. Frais de déplacement et indemnités de subsistance
Le paiement des frais de déplacement et d’une indemnité journalière de subsistance prévu à l’article 61 du Règlement intérieur du Conseil exécutif se fait conformément aux conditions ci-dessous :
1. Frais de déplacement payables par l’Organisation
1.1 Frais des voyages aller et retour effectués dans l’exercice de leurs fonctions :
a) par les représentants désignés par les membres du Conseil exécutif (ou sous réserve des dispositions du paragraphe 5 ci-dessous, par leurs suppléants), entre le lieu de leur résidence habituelle et le lieu où se réunit le Conseil ou l’un de ses organes subsidiaires ;
b) par les représentants désignés par les membres du Conseil exécutif exclusivement, entre le siège de leur gouvernement ou la capitale de leur pays et le lieu où se réunit le Conseil exécutif ; en ce qui concerne les voyages visés dans ce paragraphe, il est entendu :
(i) qu’ils doivent avoir lieu après réception de l’ordre du jour provisoire d’une session quelconque du Conseil exécutif ;
(ii) qu’ils ne doivent pas dépasser le nombre des sessions, tant ordinaires qu’extraordinaires, qui ont lieu chaque année ;
(iii) que le paragraphe 3.1.3 de la présente annexe, relatif à l’indemnité de subsistance, n’est pas applicable en l’occurrence.
1.2 Frais des voyages effectués par les représentants désignés par les membres du Conseil, ou par toute autre personne spécialement désignée par celui-ci, en vue d’une mission accomplie pour le compte du Conseil, aux termes d’une décision spécifique prise par lui. Entre les sessions, le Bureau peut autoriser la réalisation d’une mission de cette nature. La présidence devrait informer chaque année le Conseil de toutes les missions entreprises au cours de l’année précédente.
2. Itinéraire, moyen de transport et classe
2.1 La somme payable au titre des frais de transport est égale :
a) pour les voyages aériens, au prix d’un billet normal de classe affaires pour les représentants des États membres du Conseil et au prix d’un billet de première classe pour le (la) président(e) ;
b) pour les voyages par chemin de fer, au prix d’une place de première classe avec wagon-lit ;
c) pour les voyages par mer, au tarif minimal de la première classe sur le paquebot choisi, ou au coût effectif du voyage par l’itinéraire direct, si ce montant est inférieur.
2.2 Toutefois, en cas de voyage par chemin de fer ou par mer, la somme payable ne peut dépasser le prix d’un billet d’avion, calculé selon les modalités spécifiées au paragraphe 2.1 a) ci-dessus.
2.3 Ne sont pas remboursés les frais résultant de retards (autres que ceux dont le voyageur n’est pas responsable), du choix d’un itinéraire non direct ou du fait que le point de départ ou la destination au retour n’est pas le lieu de résidence normal de l’intéressé.
2.4 Si l’intéressé se déplace en voiture particulière, ses frais de transport sont remboursés pour le parcours le plus direct au taux kilométrique pratiqué par l’Organisation, sans pouvoir toutefois dépasser le prix d’un billet d’avion normal de première classe ou classe affaires, selon les modalités spécifiées au paragraphe 2.1 a) ci-dessus ; il n’est pas remboursé de frais de transport au titre des autres occupants de la voiture.
2.5 L’UNESCO se charge, dans toute la mesure du possible, de l’achat des billets et de la location des places ; quand elle ne l’a pas fait, les dépenses autorisées encourues à cette fi n par le voyageur peuvent lui être remboursées soit dans la monnaie dont il s’est servi, soit en euros.
3. Indemnités de subsistance
3.1 Une indemnité de subsistance est payable :
3.1.1 pour chaque jour de voyage, en cas de déplacement donnant lieu au paiement des frais de voyage par l’Organisation ;
3.1.2 pour chaque jour passé, pendant les réunions du Conseil ou de ses organes subsidiaires, dans la localité où se tiennent les séances, sous réserve que le représentant ou le suppléant ne réside pas habituellement dans cette localité ;
3.1.3 pour chaque jour passé, en vue de l’accomplissement d’une mission, en dehors de la localité où l’intéressé réside normalement.
3.2 Si l’intervalle entre deux sessions est trop court pour que le représentant désigné par un membre puisse rejoindre commodément le lieu de sa résidence normale, celui-ci peut, sur sa demande, percevoir, au lieu du montant d’un voyage aller et retour entre le lieu de réunion et le lieu de sa résidence, une indemnité journalière de subsistance égale à 75 % de l’indemnité journalière accordée pendant les sessions, pour la période comprise entre la clôture d’une session et l’ouverture de la session suivante, à condition que la somme ainsi versée par l’Organisation n’excède pas le prix du voyage aller et retour entre le lieu de réunion et le lieu de résidence normal dudit représentant.
3.3 Les taux de l’indemnité payable aux représentants désignés par les membres du Conseil sont ceux qui sont applicables au Directeur général.
3.4 L’indemnité journalière de subsistance pour la période de voyage est payable dans la monnaie du pays de destination ultime ou, lorsqu’il s’agit d’un déplacement effectué en vue d’assister à des réunions, dans celle du pays où se tiennent ces réunions. Pendant la durée des réunions, l’indemnité journalière de subsistance est payée dans la monnaie du pays où a lieu la réunion. Un tiers au plus du montant de l’indemnité journalière peut être payé dans une autre monnaie lorsque les représentants désignés par les membres du Conseil ou leurs suppléants en formulent la demande.
3.5 L’indemnité de subsistance n’est pas censée couvrir les dépenses ci-dessous, qui seront remboursées à l’intéressé sur demande :
3.5.1 frais de passeport ou de visa nécessités par le voyage, si les frais de voyage sont payés par l’Organisation ;
3.5.2 frais d’excédent de bagages, s’il est certifié que l’excédent consiste en documents ou matériel nécessaires aux travaux du Conseil ;
3.5.3 primes d’assurance des bagages, dans les limites d’une valeur assurée maximale de 1 000 dollars ;
3.5.4 frais de taxi encourus entre le lieu de travail ou de résidence de l’intéressé et la station d’arrivée ou de départ (gare, port ou aéroport) et entre les stations de deux moyens de transport utilisés successivement, si l’itinéraire en impose la nécessité ;
3.5.5 frais de représentation encourus pendant l’accomplissement d’une mission visée dans le paragraphe 1.2.
4. Assurances
4.1 L’Organisation souscrit une police d’assurance-accidents pour la durée de chaque session, y compris le voyage aller-retour, pour un capital de 125 000 dollars, en faveur de chacun des représentants désignés par les membres du Conseil et pour chaque session du Conseil, ou en faveur du suppléant lorsque celui-ci remplace le représentant désigné par le membre du Conseil pendant une session entière. L’assurance couvre les risques suivants : mort et invalidité permanente, totale ou partielle, résultant d’un accident survenant à l’assuré pendant toute la durée de chaque session du Conseil, inclus les accidents survenant au cours des voyages aller-retour entre le lieu de résidence et le lieu où se tient la réunion (1).
4.2 Les représentants désignés par les membres du Conseil bénéficient également d’une assurance-maladie pour les frais médicaux (hospitalisation, consultations, produits pharmaceutiques) encourus durant leur séjour dans le lieu de réunion du Conseil ou de la Conférence générale. Ces frais sont remboursables au taux de 100 % jusqu’à un maximum de 12 500 dollars par membre assuré et par session. Les dépenses afférentes à une maladie chronique ou préexistante ainsi que les frais optiques et dentaires ne sont pas couverts (2)
5. Suppléants
Lorsqu’un ou plusieurs suppléants assistent à une session ou à un groupe de réunions à la place du représentant désigné par le membre, l’indemnité de subsistance et les frais de transport ne sont payables que pour un seul suppléant, sous réserve que ce suppléant ne réside pas habituellement dans la localité où se tiennent les réunions et que le représentant désigné par le membre renonce pour cette session ou ce groupe de réunions au paiement des frais auquel il peut avoir droit en vertu des dispositions des paragraphes 1.1, 3.1.1 et 3.1.2.
6. Nouveaux membres
Les représentants désignés par les membres du Conseil nouvellement élus ont droit à l’indemnité de subsistance pour toute réunion tenue immédiatement après la clôture de la session de la Conférence générale lors de laquelle ils ont été élus, sous réserve qu’ils ne résident pas habituellement dans la localité où se tiennent ces réunions ; toutefois, leurs frais de transport ne sont pas, dans ce cas, payés par l’Organisation.
7. Clauses générales
7.1 Pour tout paiement effectué en application des présentes dispositions, le taux de change applicable est le taux officiel en vigueur à l’UNESCO au jour de l’opération de change.
7.2 En acceptant un paiement effectué en application des présentes dispositions, l’intéressé atteste implicitement qu’il n’a pas reçu ailleurs le remboursement des mêmes frais.
7.3 Toutes questions relatives à l’interprétation des présentes règles seront soumises au président du Conseil exécutif, qui demandera l’avis du Conseil s’il y a lieu.
II. Remboursement des frais de bureau
Le remboursement des frais de bureau prévu à l’article 62 du Règlement intérieur du Conseil exécutif se fera dans les conditions suivantes :
1. Pourront être remboursés les frais énumérés ci-dessous :
- services de secrétariat,
- fournitures de bureau,
- frais de télégrammes, de poste et de téléphone.
2. Le remboursement de ces frais sera effectué chaque année sur la base des déclarations que fourniront les représentants désignés par les membres du Conseil en y joignant, toutes les fois que cela leur sera possible, toutes pièces justificatives de ces frais.
3. La monnaie utilisée pour le remboursement sera soit celle dans laquelle la dépense a été effectuée, soit l’euro.
4. Les remboursements effectués au titre des frais de bureau ne pourront dépasser 100 dollars par an et par représentant de membre du Conseil.
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(*) Voir 32 EX/Décision 6 ; 33 EX/Décision 7.1 ; 42 EX/Décision 6.1 ; 55 EX/Décision 6.10 ; 56 EX/Décision 11.2 ; 66 EX/Décision 8.9 ; 87 EX/Décision 7.4 ; 94 EX/Décision 5.1 (deuxième partie, titre I, chapitre 2) ; 99 EX/Décision 9.9 ; 129 EX/Décision 7.6 ; 135 EX/Décision 8.1 ; 146 EX/Décision 3.1.2 ; 166 EX/Décision 5.2. D
(1) Voir 66 EX/Déc., 8.9
(2) Voir 87 EX/Déc., 7.4 ; 94 EX/Déc., 5.1 (deuxième partie, titre I, chapitre 2) ; 99 EX/Déc., 9.9.
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