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Annexe du Règlement financier : Mandat additionnel régissant la vérification des comptes
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Adopté par la Conférence générale lors de sa 17e session (17 C/Rés., 19.2) et modifié lors de ses 22e (22 C/Rés., 32.1) et 23e (23 C/Rés., 36.1) sessions (*).
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1. Le Commissaire aux comptes vérifie les comptes de l’Organisation, y compris tous les fonds fiduciaires et comptes spéciaux, comme il le juge nécessaire pour s’assurer :
a) que les états financiers sont conformes aux livres et écritures de l’Organisation ;
b) que les opérations financières dont les états rendent compte ont été conformes aux règles et règlements, aux dispositions budgétaires et autres directives applicables ;
c) que les valeurs et le numéraire déposés en banque ou en caisse ont été soit vérifiés grâce à des certificats directement reçus des dépositaires de l’Organisation soit effectivement comptés ;
d) que les contrôles intérieurs, y compris la vérification intérieure des comptes, sont adéquats eu égard à l’importance qui leur est attribuée ;
e) que tous les éléments de l’actif et du passif ainsi que tous les excédents et déficits ont été comptabilisés selon des procédures qu’il juge satisfaisantes.
2. Le Commissaire aux comptes a seul compétence pour accepter en tout ou en partie les attestations et justifications fournies par le Directeur général et peut, s’il le juge opportun, procéder à l’examen et la vérification détaillés de toute pièce comptable relative soit aux opérations financières, soit aux fournitures et au matériel.
3. Le Commissaire aux comptes et son personnel ont librement accès, à tout moment approprié, à tous les livres, écritures et documents comptables dont le Commissaire aux comptes estime avoir besoin pour effectuer la vérification. Les renseignements considérés comme privilégiés et dont le Directeur général (ou le haut fonctionnaire désigné par lui) convient qu’ils sont nécessaires pour la vérification et les renseignements considérés comme confidentiels sont mis à la disposition du Commissaire aux comptes s’il en fait la demande. Le Commissaire aux comptes et son personnel respectent le caractère privilégié ou confidentiel de tout renseignement ainsi désigné qui a été mis à leur disposition et ils n’en font usage que pour ce qui touche directement l’exécution des opérations de vérifi cation. Le Commissaire aux comptes peut appeler l’attention de la Conférence générale sur tout refus de communiquer des renseignements considérés comme privilégiés dont il estime avoir besoin pour effectuer la vérification.
4. Le Commissaire aux comptes n’a pas qualité pour rejeter telle ou telle rubrique des comptes, mais il appelle l’attention du Directeur général sur toute opération dont la régularité ou l’opportunité lui paraît discutable, pour que le Directeur général prenne les mesures voulues. Toute objection soulevée au cours de la vérification des comptes à l’encontre d’une telle opération ou de toutes autres opérations doit être immédiatement signalée au Directeur général.
5. Le Commissaire aux comptes exprime une opinion sur les états financiers de l’Organisation et la signe. Cette opinion comprend les éléments de base ci-après :
a) indication des états financiers faisant l’objet de la vérification ;
b) mention de la responsabilité qui incombe au Directeur général et de celle qui revient au Commissaire aux comptes ;
c) identification des normes d’audit utilisées ;
d) description des travaux effectués ;
e) formulation d’une opinion sur les états financiers précisant si :
(i) les états financiers présentent fidèlement la situation financière à la fin de l’exercice et les résultats des opérations comptabilisées pour l’exercice ;
(ii) les états financiers ont été établis conformément aux conventions comptables spécifiées ; (iii) les conventions comptables ont été appliquées de façon conséquente par rapport à l’exercice précédent ;
f) formulation d’une opinion indiquant si les opérations sont conformes au Règlement financier et aux autorisations des organes délibérants ;
g) date de l’opinion ;
h) nom et qualité du Commissaire aux comptes ;
i) le cas échéant, renvois au rapport du Commissaire aux comptes sur les états financiers.
6. Dans son rapport à la Conférence générale sur les opérations financières de l’exercice, le Commissaire aux comptes mentionne :
a) la nature et l’étendue de la vérification à laquelle il a procédé ;
b) les éléments qui ont un lien avec le caractère complet ou l’exactitude des comptes, y compris le cas échéant :
(i) les renseignements nécessaires à l’interprétation correcte des comptes ;
(ii) toute somme qui aurait dû être perçue mais qui n’a pas été passée en compte ;
(iii) toute somme qui a fait l’objet d’un engagement de dépense régulier ou conditionnel et qui n’a pas été comptabilisée ou dont il n’a pas été tenu compte dans les états financiers ;
(iv) les dépenses à l’appui desquelles il n’est pas produit de pièces justificatives suffisantes ; (v) le point de savoir s’il est tenu des livres de comptes en bonne et due forme. Il y a lieu de relever les cas où la présentation matérielle des états s’écarte des principes comptables généralement acceptés et constamment appliqués.
c) Les autres questions sur lesquelles il y a lieu d’appeler l’attention de la Conférence générale, par exemple :
(i) les cas de fraude ou de présomption de fraude ;
(ii) le gaspillage ou l’utilisation irrégulière de fonds ou d’autres avoirs de l’Organisation (quand bien même les comptes relatifs aux opérations effectuées seraient en règle) ;
(iii) les dépenses risquant d’entraîner ultérieurement des frais considérables pour l’Organisation ;
(iv) tout vice, général ou particulier, du système de contrôle des recettes et des dépenses ou des fournitures et du matériel ;
(v) les dépenses non conformes aux intentions de la Conférence générale, compte tenu des virements dûment autorisés à l’intérieur du budget ; (vi) les dépassements de crédits, compte tenu des modifications résultant de virements dûment autorisés à l’intérieur du budget ;
(vii) les dépenses non conformes aux autorisations qui les régissent ;
d) l’exactitude ou l’inexactitude des comptes relatifs aux fournitures et au matériel, établie d’après l’inventaire et l’examen des livres ; en outre, le rapport peut faire état :
e) d’opérations qui ont été comptabilisées au cours d’un exercice antérieur et au sujet desquelles des renseignements nouveaux ont été obtenus ou d’opérations qui doivent être faites au cours d’un exercice ultérieur et au sujet desquelles il semble souhaitable d’informer la Conférence générale par avance.
7. Le Commissaire aux comptes peut présenter à la Conférence générale, au Conseil exécutif ou au Directeur général toutes observations relatives aux constatations qu’il a faites en raison de la vérification, ainsi que tout commentaire qu’il juge approprié au sujet du rapport financier du Directeur général. En outre, le Commissaire aux comptes peut à tout moment présenter des rapports au Conseil exécutif et au Directeur général s’il est des questions importantes, urgentes ou pressantes sur lesquelles il estime nécessaire d’appeler l’attention.
8. Chaque fois que l’étendue de la vérification est restreinte ou que le Commissaire aux comptes n’a pas pu obtenir de justification suffi sante, le Commissaire aux comptes doit le mentionner dans son opinion et dans son rapport en précisant dans le rapport les raisons de ses observations, ainsi que les conséquences qui en résultent pour la situation financière et les opérations financières comptabilisées. 9. Le Commissaire aux comptes ne doit en aucun cas faire figurer de critiques dans son rapport sans donner d’abord au Directeur général une possibilité adéquate de lui fournir des explications sur le point litigieux. 10. Le Commissaire aux comptes n’est pas tenu de mentionner ceux des aspects susvisés qui, à son avis, ne sont significatifs à aucun égard.
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(*) Ce mandat additionnel remplace le « Règlement relatif à la vérification des comptes » adopté par la Conférence générale à sa 6e session.
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