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Anexo del Reglamento Financiero : Atribuciones adicionales en materia de comprobación de las cuentas
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Texto aprobado por la Conferencia General en su 17a reunión (17 C/Resoluciones, 19.2) y modificado en sus 22a (22 C/Resoluciones, 32.1) y 23a (23 C/Resoluciones, 36.1) reuniones (*)
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1. El Auditor Externo procederá a comprobar las cuentas de la Organización, entre ellas las de los fondos fiduciarios y las cuentas especiales, como lo estime conveniente, a fin de cerciorarse de que:
a) Los estados de cuentas concuerdan con los libros y las anotaciones contables de la Organización;
b) Las operaciones financieras consignadas en los estados de cuentas se ajustan a las disposiciones reglamentarias, al presupuesto y a las demás disposiciones aplicables;
c) Los valores y las sumas en efectivo que se hayan depositado en bancos, o existentes en caja, han sido comprobados por certificados librados directamente por los depositarios de la Organización o mediante recuento directo;
d) Los controles internos, incluida la fiscalización interna, son adecuados habida cuenta de la importancia que se les atribuye;
e) Los procedimientos aplicados para determinar todos los elementos del activo y del pasivo, así como los superávit y los déficit son, a su juicio, satisfactorios.
2. El Auditor Externo será la única autoridad facultada para decidir la aceptación total o parcial de las certificaciones y justificaciones del Director General y podrá proceder a efectuar los análisis y fiscalizaciones detallados que estime oportunos en todas las anotaciones contables, ya se refieran a las operaciones financieras o a los suministros y el material.
3. El Auditor Externo y el personal a sus órdenes tendrán libre acceso, siempre que sea conveniente, a todos los libros de contabilidad, comprobantes y otros documentos que, a juicio del Auditor Externo, sea necesario consultar para proceder a la comprobación de las cuentas. Los datos clasificados como reservados y que a juicio del Director General (o del funcionario de categoría superior que él designe) sean necesarios para la comprobación, así como los datos que se consideren como confidenciales, se pondrán a disposición del Auditor Externo cuando éste los pida. El Auditor Externo y el personal a sus órdenes respetarán el carácter reservado o confidencial de toda información así clasificada que se haya puesto a su disposición y sólo la utilizará cuando esté directamente relacionada con la comprobación de las cuentas. El Auditor Externo podrá señalar a la atención de la Conferencia General toda denegación de datos clasificados como reservados que, a su juicio, fuesen necesarios para proceder a la comprobación de las cuentas.
4. El Auditor Externo carece de atribuciones para rechazar partidas de las cuentas, pero señalará a la atención del Director General cualquier transacción acerca de cuya regularidad y procedencia abrigue dudas, para que el Director General tome las providencias pertinentes. Las objeciones del Auditor con respecto a estas u otras operaciones que se susciten durante el examen de las cuentas serán comunicadas inmediatamente al Director General.
5. El Auditor Externo emitirá y firmará una opinión sobre los estados de cuentas de la Organización. En dicha opinión figurarán los siguientes elementos fundamentales:
a) los datos de identificación de los estados de cuentas objeto de la auditoría;
b) una referencia a la responsabilidad del Director General y a la responsabilidad del Auditor Externo;
c) una referencia a las normas de auditoría aplicadas;
d) una descripción de la labor realizada;
e) la formulación de una opinión en la que se especifique:
i) si los estados de cuentas presentan fielmente la situación financiera al final del ejercicio y los resultados de las operaciones correspondientes a dicho ejercicio;
ii) si los estados de cuentas fueron preparados de acuerdo con los principios contables establecidos;
iii) si los principios contables se aplicaron sobre una base compatible con la del ejercicio económico anterior;
f) una opinión sobre la conformidad de las operaciones financieras con el Reglamento Financiero y las autorizaciones de los órganos deliberantes;
g) la fecha de la opinión;
h) el nombre y cargo del Auditor Externo;
i) de ser menester, una remisión al informe del Auditor Externo sobre los estados de cuentas.
6. El informe del Auditor Externo a la Conferencia General sobre las operaciones financieras del periodo indicará:
a) La índole y el alcance de la comprobación realizada.
b) Las cuestiones relativas a la integridad o a la exactitud de las cuentas y, en particular, cuando proceda:
i) Datos necesarios para la interpretación correcta de las cuentas;
ii) Todas las sumas que deberían haberse recibido, pero que no se hayan abonado en cuenta;
iii) Todas las sumas a cuyo respecto exista una obligación prevista o eventual y que no se hayan contabilizado o consignado en los estados de cuentas;
iv) Gastos a cuyo respecto no se hayan presentado los debidos comprobantes;
v) Si se llevan libros de contabilidad adecuados. Cuando la presentación material de los estados de cuentas se haya apartado notablemente de los principios de contabilidad generalmente aceptados y regularmente aplicados, convendrá señalarlo.
c) Las demás cuestiones que deban señalarse a la atención de la Conferencia General, como:
i) Los casos de fraude o de presunción de fraude;
ii) El despilfarro o el uso indebido de fondos u otros bienes de la Organización (aunque estén en regla los asientos relativos a las transacciones correspondientes) ;
iii) Gastos que puedan obligar a la Organización a hacer otros desembolsos considerables;
iv) Cualquier defecto que se observe en el sistema general o las disposiciones particulares que rijan el control de los ingresos y los gastos, o de los suministros y el material;
v) Gastos que no sean conformes a las intenciones de la Conferencia General, con excepción de las transferencias debidamente autorizadas de consignaciones presupuestarias;
vi) Gastos en exceso de las sumas votadas, con excepción de las transferencias de consignaciones presupuestarias debidamente autorizadas;
vii) Gastos que no se ajusten a las disposiciones que los autorizan.
d) La exactitud o inexactitud de la contabilidad de los suministros y del material, según se desprenda del inventario y del examen de los libros.
Además, el informe podrá mencionar:
e) Operaciones cuyas cuentas se presentaron en el ejercicio anterior y sobre las cuales se hayan obtenido nuevos datos, u operaciones que deban realizarse en un ejercicio ulterior y de las cuales convenga que la Conferencia General tenga conocimiento cuanto antes.
7. El Auditor Externo podrá presentar a la Conferencia General, al Consejo Ejecutivo o al Director General, las observaciones que haya realizado con ocasión de la comprobación de cuentas, así como los comentarios que estime pertinentes con respecto al informe financiero del Director General. Además, el Auditor Externo podrá presentar informes al Consejo Ejecutivo y al Director General en todo momento, cuando existan en su opinión asuntos importantes, urgentes o apremiantes que sea necesario señalar.
8. Cuando el Auditor Externo sólo haya podido proceder a una comprobación de alcance limitado o cuando no haya obtenido comprobantes suficientes, deberá señalarlo en su informe, exponiendo claramente los motivos de sus observaciones y los efectos consiguientes en la situación económica y las operaciones financieras consignadas.
9. En ningún caso el Auditor Externo incluirá críticas en su informe sin haber dado previamente al Director General la posibilidad adecuada de explicarle el punto que es objeto de observación.
10. El Auditor Externo no estará obligado a mencionar ningún tema al que se haya hecho referencia anteriormente si éste, a su juicio, carece de importancia a todos los efectos.
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(*) Estas atribuciones adicionales sustituyen los “Principios a que deben ajustarse los procedimientos de comprobación de cuentas”, aprobados por la Conferencia General en su sexta reunión.
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