Merci de soumettre par écrit, le plus tôt possible, une description détaillée de votre événement, au moins 6 mois à l’avance pour une conférence ou une manifestation culturelle et 18 mois avant une exposition.

La demande doit être adressée à Mme Tania Fernández de Toledo, Chef de la Section de la gestion des conférences et des manifestations culturelles.

La description de l’événement doit inclure les informations suivantes :

• But et portée de l’événement et pertinence de celui-ci par rapport au mandat de l’UNESCO
• Dates et durée proposées
• Programme
• Personnalités invitées/orateurs prévus
• Partenaires et sponsors
• Nombre de salles et/ou espace demandé

Ainsi que :

Pour les conférences :

• Les besoins d’interprétation simultanée, avec le programme précis des séances de travail, ainsi que les horaires de début et de fin de la réunion.

Note : en plus des six langues officielles de l’UNESCO, l’Organisation est également en mesure de fournir l’interprétation vers et depuis d’autres langues. 

Seuls les interprètes visées par les services d’interprétation sont habilités à accéder aux cabines d’interprétation simultanée.

Pour les expositions :

• Les informations sur l’agencement, la conception et le contenu, ainsi qu’un dossier contenant toutes les œuvres/photographies, dimensions, textes

Note : durée minimum d’une exposition : cinq jours ouvrables.

Pour les projections :

• Copie du film/documentaire pour visionnage et approbation de l’UNESCO

Les délais d’examen d’une demande sont en général d’un mois. Une fois votre dossier examiné, vous recevrez une réponse écrite. 

Si votre événement est confirmé, MSS/CLD/C prendra contact avec vous pour préciser les besoins en matériel et personnel de votre conférence ou manifestation culturelle et, si nécessaire, organiser une réunion technique avec vous.

L’UNESCO ne peut être tenue responsable de la dégradation, de la perte ou du vol de matériel et d’objets apportés dans ses locaux. Les organisateurs sont donc tenus de souscrire une assurance spéciale pour couvrir ces risques. Cette assurance doit couvrir les accidents survenus au personnel et aux invités, le vol, la dégradation des locaux, y compris tous les frais qu’entraînerait la détérioration des sols, plafonds, murs, cloisons ou de l’ameublement et du matériel mis à disposition par l’Organisation.

Dans les cas des expositions, les œuvres doivent bénéficier d’une couverture « clou à clou ». L’UNESCO ne saurait être tenue responsable de la dégradation des œuvres, ni des dommages corporels qui pourraient survenir du fait de l’organisation de l’exposition dans l’espace mis à disposition.  S’il n’y a pas une couverture  d’assurance, l’UNESCO fera signer à l’exposant une « Décharge de responsabilités ». 

Que se passe-t-il si vous devez annuler l’événement ?

Vous avez le droit d’annuler une réservation confirmée ou un contrat de location jusqu’à un mois avant l’événement. Si vous annulez le  contrat moins d’un mois avant l’événement, vous serez tenu de régler les frais déjà engagés (ex. : contrats signés avec les interprètes ou les sociétés de location de matériel), outre les frais de location.

Si l’UNESCO se voit obligée d’annuler une réservation, en cas de force majeure, les arrhes versées sont intégralement remboursées.

Annulation ou report des services d’interprétation après engagement ferme auprès des interprètes :

L’acceptation du devis permet à l’UNESCO de donner un engagement ferme aux interprètes (en free-lance), ce qui garantit la présence d’interprètes professionnels choisis pour la réunion. Cela implique que les honoraires restent dus, même si la réunion est annulée ou reportée.

En cas d’annulation ou de report, il vous sera demandé de verser une indemnité de :

• 50 % de la rémunération,  si l’annulation ou le report intervient à plus de 30 jours avant le début du contrat
• 100 % de la rémunération, à moins de 30 jours du contrat