AVIS DE RECRUTEMENT : SECRÉTAIRE ASSISTANTE​

Sous la supervision du Représentant, le/la titulaire du poste est responsable d’assurer le bon fonctionnement du bureau de la Représentation. Il s’agira aussi de gérer l’information et la coordination des dossiers au sein de l’équipe managériale. Le poste est l’interface clé entre un large éventail de contacts, y compris les personnalités officielles de haut rang, tant à l’intérieur qu’à l’extérieur de l’Organisation. Le/la titulaire du poste priorise et organise aussi ses tâches et son travail de manière indépendante en fonction des orientations générales du superviseur afin d’assurer une gestion efficace du Bureau du Représentant. 

RESUME DES FONCTIONS DU POSTE

• Examiner les demandes de rendez-vous avec le superviseur selon la nature des demandes et leur urgence. Tenir à jour l'agenda du superviseur, confirmer les horaires convenant aux deux parties et fixer les rendez-vous ou réorganiser les horaires perturbés par des événements imprévus.
• Recevoir les visiteurs de haut rang, recevoir et filtrer les appels téléphoniques, répondre aux demandes de renseignements et aux correspondances, souvent de nature délicate, confidentielle ou technique. 
• Coordonner et diriger les services de soutien de secrétariat pour les réunions de haut niveau, les formations à l'échelle du service ou du Bureau et les projets/événements spéciaux. 
• Assister aux réunions, rédiger les comptes rendus, surveiller les activités de suivi ; prendre des dispositions pour les révisions officielles, la traduction, etc. de documents et de publications. Coordonner le travail d'autres employés de soutien, établir des priorités.
• Examiner, enregistrer, distribuer et traiter le courrier et les correspondances entrants ; assurer le suivi des actions en cours ; préparer des projets de réponses techniques à un large éventail des correspondances et autres communications, ce qui nécessite souvent la connaissance de terminologies techniques et/ou de procédures de l’Organisation détaillées. 
• Exercer les fonctions de contrôle de la qualité des documents sortants ; relire et corriger des textes pour en vérifier le respect du format, de la grammaire, de la ponctuation et du style. 
• Peut coordonner/guider le travail d'autres employés de soutien et assurer une répartition équitable du travail.
• Organiser les réunions et autres événements, réservations, préparation et suivi du budget, etc.).Assurer la coordination avec les secteurs de programmes et/ou services pour garantir le bon déroulement et l'expédition du travail au sein du Bureau (par exemple, suivi des prolongations de contrat et des demandes de personnel temporaire).
• Appuyer à la stratégie de mobilisation des fonds et effectuer le suivi avec les partenaires.
• Rechercher, compiler et organiser des informations de base et des documents de référence provenant de diverses sources pour des rapports, des mémoires et des discours. 
• Produire une variété de rapports statistiques et autres à partir de diverses bases de données.
• Créer et maintenir les systèmes de classement et de référence du Bureau. 
• Examiner périodiquement l'efficacité des procédures du bureau et faire des recommandations pour les améliorer.