Reglamento Financiero

Aprobado por la Conferencia General en su 6a reunión y modificado en las reuniones 7a, 8a, 10a, 12a, 14a, 16a, 17a, 19a, 22a, 23a, 24a, 25a, 26a, 28a, 30a, 31a, 35a y 38a¹.

1.1 La gestión financiera de la UNESCO se regirá por el presente Reglamento. Las normas de contabilidad aplicables serán las Normas Internacionales de Contabilidad del Sector Público (IPSAS).

2.1 El ejercicio económico para las estimaciones presupuestarias será de dos años civiles consecutivos, el primero de los cuales será un año par; los estados financieros anuales comprobados se prepararán de conformidad con las IPSAS.

3.1 El Director General preparará las estimaciones presupuestarias para el ejercicio económico.

3.2 Las estimaciones presupuestarias comprenderán los ingresos y gastos correspondientes al ejercicio económico, expresados en dólares de los Estados Unidos de América.

3.3 Las estimaciones presupuestarias se dividirán en títulos, capítulos, secciones y partidas e irán acompañadas de aquellos anexos informativos y exposiciones explicativas que puedan ser pedidos por la Conferencia General o en nombre de la misma, y de aquellos anexos y notas adicionales que el Director General considere útiles y necesarios.

3.4 El Consejo Ejecutivo examinará las estimaciones presupuestarias preparadas por el Director General y las someterá a la Conferencia General en cada una de sus reuniones ordinarias, con las recomendaciones que estime convenientes. Las estimaciones presupuestarias se transmitirán a todos los Estados Miembros y Miembros Asociados de manera que obren en su poder por lo menos tres meses antes de la apertura de la reunión ordinaria de la Conferencia General.

3.5 El Director General presentará las estimaciones presupuestarias al Consejo Ejecutivo para que éste las examine antes de la apertura de la reunión ordinaria de la Conferencia General.

3.6 Las recomendaciones que formule el Consejo Ejecutivo sobre las estimaciones presupuestarias que acompañen al proyecto de programa preparado por el Director General serán remitidas a los Estados Miembros y los Miembros Asociados de manera que obren en su poder por lo menos tres meses antes de la apertura de la reunión ordinaria de la Conferencia General.

3.7 La aprobación del presupuesto corresponde a la Conferencia General.

3.8 El Director General podrá presentar estimaciones presupuestarias suplementarias siempre que sea necesario. Tales estimaciones se prepararán en forma compatible con las estimaciones del ejercicio económico y se someterán al Consejo Ejecutivo.

3.9 Las estimaciones suplementarias cuya cuantía total no sea superior al 7,5% de los créditos consignados para el ejercicio económico, podrán ser aprobadas provisionalmente por el Consejo Ejecutivo, después de que éste se cerciore de que se han agotado todas las posibilidades de realizar economías o efectuar transferencias en los títulos I a VI del presupuesto, y se someterán a la aprobación definitiva de la Conferencia General. Las estimaciones suplementarias cuya cuantía total sea superior al 7,5% de los créditos consignados para el ejercicio económico serán examinadas por el Consejo Ejecutivo y sometidas a la Conferencia General con las recomendaciones que el Consejo estime oportunas.

4.1 Las consignaciones de créditos votadas por la Conferencia General constituirán una autorización en cuya virtud el Director General podrá contraer compromisos y efectuar pagos en relación con los fines para los cuales fueron votadas y sin rebasar el importe de los créditos consignados; no obstante, se requerirá la aprobación del Consejo Ejecutivo para la concesión de subvenciones y otras formas de ayuda económica a otras organizaciones.

4.2 Los créditos consignados estarán disponibles para contraer compromisos durante el ejercicio económico para el cual hayan sido aprobados, que deberán cumplirse en ese ejercicio financiero o en el año civil siguiente, con arreglo a lo establecido en la Resolución de Consignación de Créditos.

4.3 Podrán efectuarse transferencias de créditos, sin exceder la cantidad total consignada, hasta donde lo permita la Resolución de Consignación de Créditos aprobada por la Conferencia General.

5.1 Las consignaciones de créditos, habida cuenta de los ajustes que se hayan efectuado conforme a lo dispuesto en la cláusula 5.2, se financiarán mediante las contribuciones de los Estados Miembros, fijadas con arreglo a la escala de prorrateo determinada por la Conferencia General. En espera de la recaudación de dichas contribuciones, las consignaciones podrán ser financiadas con cargo al Fondo de Operaciones.

5.2 Al calcular las contribuciones de los Estados Miembros, la cuantía de las consignaciones aprobadas por la Conferencia General para el ejercicio económico siguiente se ajustará en función de:

a) las consignaciones suplementarias para las cuales las contribuciones de cada Estado Miembro no fueron determinadas anteriormente;

b) la distribución entre los Estados Miembros del superávit/déficit que haya sido aprobada por la Conferencia General.

5.3 Una vez que la Conferencia General haya aprobado el presupuesto y fijado la cuantía del Fondo de Operaciones, el Director General:

a) Transmitirá a los Estados Miembros todos los documentos pertinentes;

b) Comunicará a los Estados Miembros la cuantía de sus obligaciones por concepto de contribuciones presupuestarias y de anticipos al Fondo de Operaciones;

c) Pedirá a los Estados Miembros que abonen la mitad de sus contribuciones correspondientes al ejercicio económico bienal junto con sus anticipos al Fondo de Operaciones.

5.4 Al finalizar el primer año civil del ejercicio económico bienal, el Director General pedirá a los Estados Miembros que remitan la otra mitad de sus contribuciones para ese ejercicio económico.

5.5 El importe de las contribuciones y de los anticipos deberá considerarse como adeudado y pagadero dentro de los 30 días siguientes al recibo de la comunicación del Director General mencionada en las precedentes cláusulas 5.3 y 5.4 o el primer día del ejercicio económico al cual correspondan, según cual sea el plazo que venza más tarde. El 1° de enero del siguiente año, se considerará que el saldo que quede por pagar de esas contribuciones y anticipos lleva un año de mora. Las contribuciones se contabilizarán como ingresos al 1o de enero del año al que correspondan.

5.6 Las contribuciones al presupuesto se fijarán en parte en dólares de los Estados Unidos de América y en parte en euros, según una proporción que determine la Conferencia General, y se pagarán en esas u otras monedas, según decida la Conferencia General. Los anticipos al Fondo de Operaciones se calcularán y pagarán en la moneda o monedas que determine la Conferencia General.

5.7 El importe de los pagos efectuados por un Estado Miembro será acreditado primero a su favor en el Fondo de Operaciones y luego deducido de las cantidades que adeude en concepto de contribuciones, en el orden en que hayan sido asignadas a tal Estado Miembro.

5.8 El Director General presentará a la Conferencia General, en su reunión ordinaria, un informe sobre la recaudación de las contribuciones y los anticipos al Fondo de Operaciones.

5.9 Los nuevos miembros deberán pagar una contribución por el ejercicio económico en que queden admitidos como tales, así como la parte que les corresponda de los anticipos totales al Fondo de Operaciones, fijada con arreglo a la proporción que determine la Conferencia General. Estas contribuciones se contabilizarán como ingresos en el año en que sean pagaderas.

6.1 Se establecerá un Fondo General con el fin de contabilizar los gastos de la Organización. Las contribuciones pagadas por los Estados Miembros con arreglo a la cláusula 5.1, los ingresos diversos y los anticipos hechos con cargo al Fondo de Operaciones para cubrir gastos generales se inscribirán en el haber del Fondo General.

6.2 Se establecerá un Fondo de Operaciones de la cuantía y para los fines que determine periódicamente la Conferencia General. El Fondo de Operaciones se financiará mediante anticipos de los Estados Miembros; tales anticipos, aportados con arreglo a la escala que determine la Conferencia General para el prorrateo de los gastos de la UNESCO, serán acreditados a favor de los Estados Miembros que los hayan hecho. Si un Estado Miembro se retira de la Organización, las cuantías acreditadas a su favor en el Fondo de Operaciones se utilizarán para saldar las obligaciones financieras que dicho Estado Miembro haya contraído con la Organización. El saldo restante será reembolsado al Estado Miembro que se retira.

6.3 Los anticipos hechos con cargo al Fondo de Operaciones para financiar consignaciones presupuestarias durante un ejercicio económico serán reembolsados al Fondo en cuanto haya ingresos disponibles para ese fin y en la medida en que éstos lo permitan.

6.4 Excepto cuando tales anticipos puedan ser reintegrados con fondos procedentes de otras fuentes, se presentarán estimaciones presupuestarias suplementarias a fin de reembolsar los anticipos hechos con cargo al Fondo de Operaciones para sufragar gastos imprevistos y extraordinarios.

6.5 El Director General podrá establecer fondos fiduciarios, cuentas de reserva y cuentas especiales, informando al respecto al Consejo Ejecutivo.

6.6 La autoridad competente definirá con claridad el objeto y los límites de cada fondo fiduciario, cuenta de reserva o cuenta especial. El Director General podrá, cuando sea necesario en relación con los fines de un fondo fiduciario, cuenta de reserva o cuenta especial, preparar un reglamento financiero especial que rija el funcionamiento de ese fondo o cuenta, informando al respecto al Consejo Ejecutivo, el cual podrá formular las recomendaciones que considere oportunas al Director General. Salvo disposición expresa en contrario, tales fondos y cuentas se administrarán con arreglo al presente Reglamento Financiero

7.1 Todas las demás fuentes de ingresos, con excepción de: a) las contribuciones presupuestarias; b) los reembolsos directos de gastos hechos durante el ejercicio económico, y c) los anticipos aportados a los fondos o los depósitos hechos en ellos se clasificarán de conformidad con la presentación de los estados financieros estipulada en las IPSAS y se acreditarán en concepto de superávit/déficit de los Estados Miembros en el Fondo General.

7.2 Los intereses de las inversiones, incluidos los de las inversiones del Fondo de Operaciones, se considerarán como ingresos derivados de las inversiones y se acreditarán en la cuenta de superávit/ déficit de los Estados Miembros en el Fondo General.

7.3 El Director General podrá aceptar aportaciones voluntarias, donaciones, legados y subvenciones, ya sea en efectivo o en otra forma, siempre que los fines para los cuales se hagan estén de acuerdo con las normas, finalidades y actividades de la Organización, y en el entendimiento de que la aceptación de las aportaciones voluntarias, donaciones, legados y subvenciones que, directa o indirectamente, impongan a la Organización obligaciones financieras adicionales precisará el consentimiento del Consejo Ejecutivo.

7.4 Los fondos que se acepten para fines especificados por el donante serán tratados como fondos fiduciarios o cuentas especiales, con arreglo a las cláusulas 6.5 y 6.6.

7.5 El Director General podrá recibir contribuciones en efectivo de los Estados que, sin ser Miembros ni Miembros Asociados, participan en algunas actividades del programa o son beneficiarios de determinadas facilidades o servicios ofrecidos por la Organización, y dará cuenta de ello al Consejo Ejecutivo.

7.6 Los fondos aceptados sin ninguna finalidad específica se acreditarán a la subcuenta general de la Cuenta Especial de Contribuciones Voluntarias.

8.1 El Director General designará el banco o los bancos en que se depositarán los fondos de la Organización.

9.1 El Director General efectuará inversiones a corto plazo con los fondos que no sean indispensables para cubrir necesidades inmediatas e incluirá en las cuentas anuales de la Organización informaciones sobre las inversiones realizadas.

9.2 El Director General podrá efectuar inversiones a largo plazo de fondos existentes en el haber de los fondos fiduciarios, las cuentas de reserva o las cuentas especiales, conforme a lo que puedan disponer las autoridades competentes con respecto a dichos fondos o dichas cuentas.

9.3 Los ingresos derivados de inversiones se acreditarán conforme a lo que dispongan los reglamentos relativos a cada fondo o cuenta.

10.1 El Director General deberá:

a) Establecer con todo detalle las disposiciones reglamentarias y las políticas y prácticas operativas en materia de hacienda, con objeto de lograr una gestión financiera eficaz y económica y la salvaguardia de los activos de la Organización;

b) Designar a los funcionarios autorizados para recibir fondos, contraer compromisos y efectuar pagos en nombre de la Organización;

c) Mantener un sistema de fiscalización interna para asegurar el logro de los objetivos y metas establecidos para las operaciones, la utilización económica de los recursos, la fiabilidad e integridad de la información, la conformidad con las políticas, planes, procedimientos, normas y reglamentaciones, y la salvaguardia de los activos;

d) Mantener un dispositivo interno de supervisión que se encargue del examen, evaluación y seguimiento de la idoneidad y eficacia de los sistemas generales de fiscalización interna de la Organización. Con esta finalidad, todos los sistemas, procesos, operaciones, funciones y actividades de la Organización se someterán al mencionado examen, evaluación y seguimiento.

10.2 No se contraerá ningún compromiso hasta que se hayan hecho por escrito, bajo la autoridad del Director General, la asignación de los fondos u otras autorizaciones apropiadas.

10.3 El Director General podrá efectuar los pagos en concepto de indemnizaciones graciables que estime necesarios en interés de la Organización, siempre que se presente a la Conferencia General, junto con la contabilidad del ejercicio, un estado de cuentas relativo a tales pagos.

10.4 El Director General podrá, previa investigación completa, autorizar que se pasen a pérdidas y ganancias las pérdidas de numerario, existencias y otros haberes, siempre que se presente al Auditor Externo, junto con la contabilidad del ejercicio, un estado de todos los haberes pasados a pérdidas y ganancias.

10.5 Salvo cuando, a juicio del Director General, esté justificada en interés de la Organización una excepción a la regla, las adquisiciones de equipo, suministros y demás artículos necesarios se harán por licitación, para la que se pedirán ofertas mediante anuncios públicos.

11.1 El Director General llevará los libros de contabilidad que sean necesarios y presentará los siguientes estados financieros de conformidad con las IPSAS:

a) Estado de la situación financiera;

b) Estado de la ejecución financiera;

c) Estado de cambios en los activos patrimonio/netos;

d) Estado de la liquidez (corriente de efectivo) ;

e) Estado de comparación de las cantidades presupuestadas y las cantidades reales en el periodo examinado;

f) Notas, con inclusión de un resumen de los principios contables más importantes.

Además, el Director General:

a) dará cuenta de la situación de las consignaciones, indicando:

i) Las consignaciones iniciales del presupuesto;

ii) Las consignaciones modificadas por las eventuales transferencias;

iii) Los créditos, de haberlos, que no sean las consignaciones votadas por la Conferencia General;

iv) Las cantidades imputadas con cargo a esas consignaciones y/u otros créditos;

y

b) facilitará cualquier otra información que pueda ser adecuada para mostrar la situación financiera de la Organización en esa misma fecha.

11.2 Las cuentas anuales de la Organización se presentarán en dólares de los Estados Unidos de América. En cambio, los libros de contabilidad podrán llevarse en la moneda o monedas que el Director General considere necesario.

11.3 Se llevarán cuentas separadas apropiadas para todos los fondos fiduciarios y todas las cuentas de reserva y especiales.

11.4 El Director General presentará estados financieros anuales al Auditor Externo a más tardar el 31 de marzo siguiente a la terminación del año considerado

12.1 La Conferencia General nombrará, con arreglo a las modalidades que ella misma determine y para la comprobación de las cuentas correspondientes a los seis años siguientes al nombramiento, un Auditor Externo que sea Auditor General (o funcionario de título equivalente) de un Estado Miembro. En la reunión inmediatamente anterior al final de su mandato la Conferencia General volverá a nombrar a un Auditor Externo.

12.2 Si el Auditor Externo cesa en el cargo de auditor general de su país, su mandato expirará inmediatamente y le sucederá en sus funciones de auditor externo la persona que le sustituya como auditor general. En ningún caso el Auditor Externo podrá ser cesado en sus funciones, salvo por decisión de la Conferencia General.

12.3 La comprobación de las cuentas se hará siguiendo las normas generalmente aceptadas en la materia y, a reserva de cuales- quiera instrucciones especiales de la Conferencia General, en conformidad con las atribuciones adicionales indicadas en el anexo a este Reglamento.

12.4 El Auditor Externo podrá formular observaciones acerca de la eficiencia de los procedimientos financieros, el sistema de contabilidad, la fiscalización financiera interna y, en general, respecto de la administración y gestión de la Organización.

12.5 El Auditor Externo actuará con absoluta independencia y será el único encargado de dirigir la comprobación de las cuentas.

12.6 La Conferencia General podrá pedir al Auditor Externo que realice determinados exámenes y presente informes separados sobre los resultados de cada uno de ellos. Actuando bajo la autoridad de la Conferencia General, el Consejo Ejecutivo podrá hacer lo mismo.

12.7 El Director General dará al Auditor Externo todas las facilidades que requiera para proceder a la comprobación de las cuentas.

12.8 A los efectos de proceder a un examen local o especial o de efectuar economías en la comprobación de las cuentas, el Auditor Externo podrá contratar los servicios de un auditor general nacional (o funcionario de título equivalente), de un auditor comercial público de reconocido prestigio o de otra persona o empresa que, a juicio del Auditor Externo, reúna las condiciones técnicas necesarias.

12.9 El Auditor Externo publicará un informe sobre la comprobación de los estados financieros anuales y los cuadros correspondientes, que comprenderá la información que estime necesaria respecto de las cuestiones mencionadas en la cláusula 12.4 del presente Reglamento Financiero y en las atribuciones adicionales.

12.10.1 Los informes del Auditor Externo, junto con los estados financieros anuales comprobados del primer año del bienio, se transmitirán a la Conferencia General por conducto del Consejo Ejecutivo, con las observaciones que este estime necesarias, para su aprobación.

12.10.2 Los informes del Auditor Externo, junto con los estados financieros anuales comprobados del segundo año del bienio, se transmitirán al Consejo Ejecutivo, actuando bajo la autoridad de la Conferencia General, para su aprobación. En este caso, el Consejo Ejecutivo podrá decidir señalar a la atención de la Conferencia General los asuntos que estime oportunos en relación con los informes del Auditor Externo y con los estados financieros anuales comprobados.

12.11 El Auditor Externo comprobará las cuentas de los fondos respecto de los cuales el Director General puede excepcionalmente estimar que esa verificación es necesaria.

13.1 Ningún comité, comisión u otro órgano competente tomará una decisión que implique gastos, a menos que se le haya presentado un informe del Director General sobre las consecuencias administrativas y financieras de la propuesta.

13.2 Cuando, a juicio del Director General, los gastos propuestos no puedan ser imputados a los créditos existentes, no se efectuarán esos gastos hasta que la Conferencia General haya asignado los fondos necesarios.

14.1 El presente Reglamento entrará en vigor el 1o de enero del año siguiente a su aprobación por la Conferencia General y sólo podrá ser modificado por ésta.

14.2 En caso de duda en cuanto a la interpretación y aplicación de cualquiera de las cláusulas del presente Reglamento, el Director General estará facultado para pronunciarse al respecto.

14.3 Sólo podrá suspenderse la aplicación de una o varias cláusulas del presente Reglamento por decisión de la Conferencia General, aprobada por mayoría de dos tercios de los miembros presentes y votantes. La Conferencia General determinará la duración de dicha suspensión.

15.1 Al preparar el presupuesto, el Director General consultará al Secretario General de las Naciones Unidas, con arreglo a lo previsto en el apartado a de la Sección 3 del Artículo XVI del acuerdo entre las Naciones Unidas y la UNESCO.

15.2 El Director General someterá a la aprobación del Consejo Ejecutivo las disposiciones que dicte para la aplicación del presente Reglamento.

Anexo - Atribuciones adicionales en materia de comprobación de las cuentas

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¹ Véase 6 C/Resoluciones, págs. 56-57, 62 y 71-74; 7 C/Resoluciones, págs. 95 y 123-126; 8 C/Resoluciones, pág. 19;
10 C/Resoluciones, págs. 65-66; 12 C/Resoluciones, págs. 99-100; 14 C/Resoluciones, pág. 112; 16 C/Resoluciones, págs. 105-106; 17 C/Resoluciones, pág. 129; 19 C/Resoluciones, pág. 102; 22 C/Resoluciones, págs. 120-121; 23 C/Resoluciones, págs. 129-131; 24 C/Resoluciones, págs. 186-187; 25 C/Resoluciones, pág. 215; 26 C/Resoluciones, págs. 158-159; 28 C/Resoluciones, págs. 127 y 138; 30 C/Resoluciones, pág. 105; 31 C/Resoluciones, pág. 98; 35 C/Resoluciones, págs. 95 y 38 C/Resoluciones, págs. 83-84.