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Conforme a la propuesta que figura en el párrafo 22 del Anexo a la Decisión 155 EX/5.4, para que el Consejo Ejecutivo pueda ejercer su función de seguimiento, los representantes y suplentes del Consejo Ejecutivo, residentes en la Sede, celebran reuniones de información con el Director General, en particular sobre la marcha de la ejecución del programa.
Las reuniones de información están abiertas a todos los Estados Miembros de la Organización (Decisión 169 EX/4.2).
Desde la primera, que tuvo lugar en 1999, se ha venido celebrando una reunión de información al año, con la salvedad de 2007, cuando el Consejo estimó necesario celebrar dos de ellas.
Preparación de las Reuniones de información del Consejo Ejecutivo:
1- El Presidente fija la fecha de cada reunión de información y envía una carta de invitación a los Miembros del Consejo y las delegaciones permanentes de los Estados Miembros.
2- Se pide a los Miembros del Consejo que envíen sus preguntas por escrito y con antelación al Presidente del Consejo Ejecutivo, y se establece una fecha límite para ello.
3- Se transmiten al Gabinete del Director General todas las preguntas recibidas por el Presidente. Antes de la reunión se hace llegar a los Miembros del Consejo una lista recapitulativa de esas preguntas o cuestiones, redactada en inglés y francés. Esta lista sirve de guía tanto al Director General, al formular sus observaciones preliminares, como a los Miembros del Consejo durante toda la reunión.
4- El Presidente, en consulta con el Director General, define previamente el procedimiento que se va a seguir, sobre todo en la fase de preguntas y respuestas, para que las reuniones de información discurran con fluidez. A veces los Miembros del Consejo reciben el guión antes de la reunión, aunque a menudo es el propio Presidente del Consejo quien lo comunica en su discurso de apertura.
5- Por lo general un mes después de la reunión se envían a todos los Estados Miembros las actas en inglés y francés de la reunión de información.
Nota importante para los participantes de las reuniones de información del Consejo ejecutivo:
Con objeto de suscitar un diálogo más dinámico y espontáneo durante la reunión, se invita a los Estados Miembros a plantear cuestiones referentes sobre todo a los progresos realizados por la Secretaría para aplicar las decisiones adoptadas por el Consejo Ejecutivo en su reunión anterior o a asuntos que guarden relación directa con la siguiente reunión. Asimismo, se les pide que formulen preguntas claras y concretas sobre la aplicación de las decisiones del Consejo o sobre las prioridades que figuran en el orden del día de la siguiente reunión.
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